Équipe Anesthésie Drouot Sport et Arthrose

1. Connexion et code

• Liens utiles (bas de l’accueil) : sites externes (DMP, CDOM, SFAR…) ; les médecins titulaires et les administrateurs ajoutent un site (« ＋ Ajouter un site ») ou en retirent un (petite croix). Les liens sont aussi trouvés par la recherche.
• Tâches (bandeau de l’accueil) : « ＋ Nouvelle tâche » : texte libre et une ou plusieurs personnes ; chaque tâche passe de « À faire » à « En cours » puis « Terminé » (boutons) ; le statut est changé par les personnes désignées, l’auteur ou l’administrateur ; suppression par l’auteur ou l’administrateur ; « mes tâches » filtre les vôtres ; les tâches terminées restent visibles 30 jours.
• Archives — adresses de destination (Comptabilité → Archives, administrateur) : champ « Adresse(s) de destination des archives » (plusieurs séparées par une virgule). Les archives mensuelles et annuelles du planning et de la comptabilité y sont envoyées automatiquement ; champ vide = adresse d’envoi de l’équipe. Modification notée dans l’historique.
• Stagiaires — inscription en ligne : l’administrateur active un lien d’inscription (Stagiaires → réglages → « Lien d’inscription en ligne » : Copier, Nouveau lien). Le candidat, sans compte, remplit le formulaire : nom, prénom, e-mail, téléphone, lieu d’exercice / hôpital d’origine, sponsor, type de stage (Douleur / ALR), les jours souhaités, choisis dans un calendrier comme les desiderata (il coche tous les jours qui lui conviennent et indique le nombre de jours de stage souhaités, de 1 à 5 ; s’il a choisi des thématiques, seuls leurs jours sont cliquables ; non sélectionnables : week-ends, jours fériés, ponts, vacances scolaires, fermetures de la clinique et jours déjà complets ; l’équipe retient le nombre de jours demandé parmi les jours proposés), thématiques qui l’intéressent (genou, pied, épaule, épaule éveillée, prothèses en ambulatoire… avec en face les jours où elles sont proposées), message. La liste des thématiques et leurs jours (lundi à vendredi ; aucun coché = tous les jours) se modifient dans l’encadré « Demandes d’inscription » (« Thématiques proposées aux candidats ») par les médecins valideurs et l’administrateur ; une thématique proposée aucun des jours choisis est signalée ⚠ dans la demande. L’administrateur désigne un ou plusieurs médecins titulaires qui valident les stages (cases « Médecin(s) qui valident les stages ») : eux seuls (et l’administrateur) peuvent valider ou refuser, et ils sont prévenus par e-mail à chaque demande (aucun désigné : tous les membres de l’équipe peuvent valider, les administrateurs sont prévenus). La demande apparaît en haut de la page Stagiaires (« 📝 Demandes d’inscription »), avec la disponibilité (2 stagiaires au plus par jour). Le médecin valideur la valide (type et dates modifiables, dates à garder cochées, « Forcer » pour un 3e stagiaire ; le stagiaire est créé et reçoit la confirmation) ou la refuse (réponse par e-mail, message facultatif). Protection : lien secret, calcul de vérification anti-robot (« combien font 7 + 4 ? », sans service extérieur), champ piège (demande gardée mais signalée « ⚠ à vérifier »), 5 demandes par heure et par connexion.
• Stagiaires — post réseaux sociaux (Stagiaires → réglages des e-mails, administrateur) : le soir du dernier jour de présence de chaque stage (heure réglable, 18 h par défaut), un e-mail part aux adresses de destination saisies (communication) avec la fiche (nom, prénom, lieu d’exercice / hôpital d’origine, sponsor, type de stage, dates, nombre de patients pris en charge par l’équipe d’anesthésie ces jours-là, d’après les honoraires) et des textes prêts à publier pour LinkedIn et Instagram / Facebook. Les deux messages types sont modifiables (variables {prenom}, {nom}, {hopital}, {sponsor}, {type}, {dates}…) ; « Envoyer un essai » et un aperçu permettent de vérifier. Programme vu : liste à cocher définie dans les réglages (une liste pour les stages Douleur, une pour les stages ALR, un élément par ligne) ; avant chaque envoi, bouton « 📣 Post RS » à côté de chaque stage dans la liste des stagiaires : cochez ce que le stagiaire a vu (+ « Autre »), « Enregistrer le programme » ou « Envoyer le post maintenant » ; la liste cochée remplace {programme} dans les messages (sinon un texte par défaut). Avant publication : accord du stagiaire et du sponsor, jamais de donnée ni de photo de patient.
• Salon vidéo (tuile de l’accueil, ensemble Équipe & communication) : réunions en vidéo de l’équipe, directement dans l’application. Salons Staff, Associés, IADE, et « Nouveau salon » pour une réunion ponctuelle. Le navigateur demande l’accès à la caméra et au micro ; boutons Micro, Caméra, Partager l’écran, Quitter. La vidéo passe de navigateur à navigateur (le serveur ne fait que mettre en relation) : idéal jusqu’à 5-6 participants, 8 au plus. Une pastille « ● n en réunion » s’affiche sur la tuile quand une réunion est en cours. Réunions planifiées : « ＋ Planifier une réunion » (intitulé, date, début, fin facultative, salon vidéo — fixe ou propre à la réunion — ou réunion sur place, lieu, public : toute l’équipe, médecins ou IADE, note). La réunion figure sur le planning (ligne « Réunions », vues semaine et mois ; un clic ouvre le salon), dans le PDF de la semaine (envoyé le jeudi), l’export Excel, le partage WhatsApp et l’agenda abonné des personnes concernées (Mon profil → Mon agenda personnel). Modification ou suppression : son auteur ou l’administrateur. Pas de données patients. Sur un réseau très filtré (Wi-Fi d’établissement), un relais (TURN) peut être nécessaire : à installer sur le serveur.
• Assemblées générales (Gestion des sociétés → Assemblées générales ; médecins titulaires) : un onglet par société (SCM, SCI, Groupement, FOPAPA).
  • Associés : l’administrateur fixe les associés et leur nombre de voix (parts) ; par défaut, les médecins titulaires avec 1 voix. Case « Voix au prorata de l’activité » (cochée par défaut pour la SCM et le Groupement) : la voix de chaque médecin = ses vacations réalisées d’après le planning (bloc et consultation ; la douleur seulement pour les médecins dont elle est comptée comme de l’anesthésie dans Paiements → tarifs de l’année) : pour une AG tenue du 1er janvier au 31 mars, toute l’année précédente ; sinon l’année en cours jusqu’à la date de l’AG, recalculée jusqu’à l’ouverture du vote puis figée ; le PV le mentionne. Un associé extérieur vote en séance (vote saisi par le président).
  • Assemblée : ordinaire ou extraordinaire, intitulé, date, heure, lieu, président et secrétaire de séance, ordre du jour (un point par ligne ; repris dans l’e-mail aux associés et le PV — vide : les intitulés des résolutions), observations ; puis les résolutions (intitulé, texte, règle de vote : majorité simple, deux tiers, unanimité, ou pourcentage minimum au choix — des voix exprimées ou de l’ensemble des voix des associés). Les voix sont exprimées en pourcentage (associés, résultats, PV).
  • Vote : « Ouvrir le vote » (e-mail aux associés en option) fige les associés et leurs voix ; chacun vote Pour / Contre / Abstention par résolution et peut changer d’avis jusqu’à la clôture ; un associé peut donner procuration à un autre, qui vote alors pour lui ; le président peut saisir le vote d’un associé présent en séance. Résultats en voix, résolution adoptée / rejetée selon la majorité requise.
  • Vote en direct, chacun depuis son espace : une pastille « AG : n à voter » apparaît sur la tuile « Gestion des sociétés » de l’accueil (et sur « Assemblées générales ») tant qu’il reste à voter ; un clic ouvre directement l’assemblée. Les votes, procurations, ouverture et clôture s’affichent en direct chez tous les associés connectés, sans recharger la page.
  • Traçabilité : chaque vote est horodaté avec l’auteur de la saisie ; le journal de l’assemblée garde toutes les opérations.
  • PV : après l’ouverture du vote, « PV de l’assemblée (PDF) » : en-tête, présents et représentés, ordre du jour, chaque résolution avec le décompte des voix et ADOPTÉE / REJETÉE, signatures du président et du secrétaire, et en annexe la traçabilité des votes et le journal.
  • Gestion d’une assemblée : son auteur, son président et l’administrateur.
• Dépenses — société : chaque écriture est rattachée à une société : SCM Drouot Anesthésie (par défaut), SCI ou FOPAPA (menu « Société » de la fiche). Les écritures existantes sont rattachées à la SCM. Pour en changer plusieurs : cochez-les puis « Rattacher à … » → Appliquer (annulable). Filtre « Toutes les sociétés », colonne « Société », tableau « Par société » (recettes, dépenses, solde) et colonne Société dans les exports pour l’expert-comptable.
• IADE vacataires : fonction « IADE vacataire » dans Programmation → Équipe (comme un remplaçant, côté IADE). Le vacataire, avec un compte relié à sa fiche :
  • note ses jours disponibles dans Desiderata, sans date limite ;
  • renseigne dans Mon profil → Vacataire son n° de sécurité sociale (clé vérifiée) et dépose la copie de sa pièce d’identité (PDF, JPEG ou PNG) — visibles seulement par lui, l’administrateur et l’administrateur IADE ;
  • reçoit, comme les remplaçants, le planning du jeudi s’il travaille la semaine suivante et un rappel 48 h avant chaque vacation (e-mail, SMS s’il l’a accepté).
  Au planning, les vacataires ont leur groupe sous les IADE (ligne « IADE + vacataires au bloc », « Vacataires disponibles ») et comptent dans le besoin IADE. IADE auto ne les propose qu’en complément, quand les IADE titulaires ne suffisent pas, et seulement les jours où ils se sont déclarés disponibles (étiquette « vacataire »). Gestion des paies : page IADE du planning → « IADE vacataires » : adresse e-mail de la gestion des paies et envoi automatique. Un e-mail part (au plus tard 30 min après, à partir de 7 h) à chaque vacation ajoutée, modifiée ou annulée : nom, date, matin / après-midi. Au premier envoi pour un vacataire, le n° de sécurité sociale et la pièce d’identité peuvent être joints (case à cocher). Le même encadré montre l’état des dossiers (n° de sécurité sociale, pièce d’identité).
• Accueil — rubriques par ensembles : Planning & organisation, Données patients, Pratique clinique, Gestion & comptabilité, Enseignement, Équipe & communication. Chaque module de données patients (patients infectés, examens pré-opératoires, prothèses, rappel des RDV, stupéfiants) a sa propre tuile, marquée « 🔒 2FA » : son ouverture demande le code de double authentification. Une pastille indique le nombre de patients en cours (total seulement, aucun nom) : traitements d’infection en cours, examens pré-opératoires et prothèses dont l’intervention est à venir, patients du rappel de RDV sans RDV d’anesthésie pris, patients du relevé de stupéfiants non encore envoyé. Un ensemble sans rubrique autorisée pour votre compte n’apparaît pas.
• Sondages (bandeau de l’accueil) : « ＋ Nouveau sondage » (proposé par les médecins titulaires et les IADE) : une question, 2 à 10 réponses, et les catégories d’utilisateurs visées, cochées à chaque sondage (médecins titulaires, remplaçants, IADE, secrétariat, et chaque fonction utilisateur comme « Cadre de bloc » ; « tout cocher » pour toute l’équipe) : seules ces personnes voient le sondage et votent ; options : plusieurs réponses possibles, vote anonyme, date de clôture. Chacun vote une fois et peut changer son vote jusqu’à la clôture ; les résultats (barres, pourcentages, et noms si le vote est nominatif) s’affichent après avoir voté. L’auteur et l’administrateur voient les résultats, la liste de ceux qui n’ont pas encore voté (vote nominatif), et peuvent clore, rouvrir ou supprimer le sondage. Notifications : à la création, cases « ✉ par e-mail » (cochée par défaut) et « 📱 par SMS » (si les SMS à l’équipe sont activés, aux personnes qui les ont acceptés) pour prévenir les personnes concernées ; tant que le sondage est ouvert, l’auteur ou l’administrateur peut relancer (🔔) ceux qui n’ont pas encore voté. À la clôture (bouton « Clore », ou échéance atteinte : date et heure de clôture facultative, 23h59 par défaut ; envoi dans les 10 minutes, pas avant 8 h), les résultats sont envoyés par e-mail aux votants et à l’auteur (votes et pourcentages par réponse, noms si le vote est nominatif, participation). Les sondages clos restent visibles 30 jours. Les comptes administrateur non reliés à une personne du planning (compte de gestion) ne votent pas et ne sont pas comptés : le médecin vote avec son compte de titulaire. En vote anonyme, personne (ni l’auteur ni l’administrateur) ne voit qui a choisi quoi. Les comptes paramédical et pharmacien n’ont pas accès aux sondages ; un compte à fonction restreinte (ex. cadre de bloc) vote quand sa fonction est cochée, mais ne crée pas de sondage.
• Information des personnes concernées : à la création, chaque personne désignée (sauf l’auteur) reçoit un e-mail avec le texte de la tâche et le lien vers l’accueil ; quand une tâche passe à « Terminé », l’auteur est prévenu par e-mail (sauf s’il l’a terminée lui-même). L’e-mail part à l’adresse de la fiche équipe liée au compte ; pour un compte non relié au planning (secrétaire…), à l’e-mail saisi dans Mon profil. Le message « Tâche ajoutée » indique à qui l’e-mail est parti et qui n’a pas d’adresse. Une pastille rouge « N pour vous » indique vos tâches non terminées (clic : « mes tâches ») ; le bandeau se met à jour en direct, sans recharger la page. Pas de nom de patient dans une tâche.
• Recherche : le champ de recherche de l’accueil trouve une page, un collègue (portable, e-mail), un chirurgien, un protocole ou une aide SFAR, un stagiaire ou une règle de la notice.
• Chaque personne a son propre identifiant et son code, remis par l’administrateur. Ne partagez jamais votre code, ni par e-mail ni par message.
• Après la connexion, la page d’accueil présente les modules auxquels votre compte a accès : Planning, Mon planning & échanges, Comptabilité, Notice.
• Mon agenda personnel (Mon profil, ou « 📅 Ajouter mes vacations et astreintes à mon agenda » dans Mon planning sur le téléphone) : « Obtenir mon lien d’agenda » donne un lien d’abonnement à ajouter à WeekCal, au Calendrier de l’iPhone ou du Mac, à Google Agenda ou Outlook : vos vacations à réaliser (bloc et douleur 8 h – 13 h / 13 h – 18 h 30 ; consultations 8 h – 12 h et 14 h – 18 h) et vos astreintes, sans les absences, de 30 jours en arrière à 12 mois en avant, mises à jour automatiquement. Lien personnel : « Régénérer » désactive l’ancien.
• Mon profil (tuile de l’accueil) : chacun y renseigne son e-mail et son portable et choisit d’être prévenu aussi par SMS. Les SMS à l’équipe sont une option payante que l’administrateur active ou coupe (Planning → « ✉ Envois automatiques et règles » → SMS à l’équipe) ; tant qu’elle est coupée, seuls les e-mails partent.
• Première connexion : l’administrateur vous remet un code provisoire. Dès la connexion, le site vous demande de choisir votre propre code ; rien d’autre n’est accessible tant que ce n’est pas fait. Même chose si votre code actuel n’est pas assez robuste.
• Code robuste (recommandation de la CNIL) : 12 caractères au moins, avec une minuscule, une majuscule, un chiffre et un caractère spécial (! ? @ # - _ …), sans votre identifiant ni votre nom, sans mot courant ni suite évidente (azerty, 123456…). Astuce : assemblez quelques mots qui n’ont de sens que pour vous, avec un chiffre et une ponctuation entre eux. Ne réutilisez pas le code d’un autre site.
• Changer son code : tuile « Mon profil » de l’accueil, mêmes règles. Les autres appareils connectés à votre compte sont alors déconnectés.
• Partage sur WhatsApp (groupes) : un bouton 📲 WhatsApp ouvre WhatsApp (téléphone ou ordinateur) avec le message déjà rédigé ; vous choisissez le groupe puis envoyez. Disponible pour : le planning affiché (bouton « 📲 WhatsApp » avec les exports du planning : la semaine en vue Semaine, le mois en vue Mois, une ligne par jour), le message d’accueil, les astreintes du mois (page Astreintes), le planning IADE du mois avec les manques (page IADE), l’équipe du jour (Mon planning → Équipe du jour) et les demandes de remplacement ouvertes (Échanges). 📲 PDF semaine (menu ⋯ Plus du planning, administrateur, secrétariat, IADE) envoie le PDF de la semaine affichée (le même que celui du mail du jeudi) : sur iPhone / iPad / Android, la feuille de partage s’ouvre avec le PDF joint → WhatsApp → le groupe ; sur ordinateur, WhatsApp (Web ou application) s’ouvre avec un lien direct vers le PDF : un clic l’ouvre, sans connexion (lien secret valable 30 jours, PDF toujours à jour à l’ouverture). De même, 📲 PDF du mois en haut des pages IADE (planning IADE du mois : IADE au bloc jour par jour, autres activités, demi-journées par IADE) et Astreintes (liste des astreintes du mois, la même que celle du mail). Aucune donnée patient n’est partagée.
• Paramètres de déconnexion (Mon profil) : déconnexion automatique de l’application sans activité (souris, clavier, toucher) après 30, 60, 120 ou 180 min — 60 min par défaut ; reverrouillage de l’espace à double authentification (données médicales) après 15, 30, 60 ou 120 min — 60 min par défaut. Chacun choisit pour son compte ; un message prévient une minute avant la déconnexion. L’activité dans un onglet compte pour tous les onglets ouverts.
• Mon profil en 3 onglets : « Coordonnées et signature » (e-mail, portable, SMS, agenda, signature) ; « Code et paramètres de connexion » (déconnexion automatique, changer son code) ; « RIB ». Le dernier onglet ouvert est mémorisé sur l’appareil.
• Mon RIB (Mon profil) : chacun (salariés, remplaçants, associés) dépose son RIB en photo ou PDF (PDF, JPEG ou PNG, 8 Mo au plus), le consulte ou le retire. À chaque nouveau RIB, les administrateurs reçoivent un e-mail (sans le RIB en pièce jointe). Dans Paiements, un bouton « RIB » en fin de ligne (avec une puce rouge NEW si le RIB a été déposé après le dernier paiement fait à la personne) l’ouvre dans la visionneuse habituelle (Retour, Nouvelle fenêtre, Télécharger) ; chaque consultation est tracée dans l’Historique. Salariés ajoutés à la main dans Paiements : le RIB est retrouvé si leur compte porte le même nom.
• Code oublié : sur la page de connexion, « Code oublié ? » → votre identifiant (ou votre e-mail) → vous recevez un lien valable 15 minutes, utilisable une seule fois, pour choisir un nouveau code (mêmes règles de code robuste, différent de l’ancien). Toutes vos connexions ouvertes sont alors fermées et un e-mail vous confirme le changement. Sans adresse e-mail sur votre compte : demandez à l’administrateur un code provisoire (Planning → Utilisateurs).
• Paramètres administrateur (administrateur : accueil → « 🔐 Paramètres admin. », ou bouton en haut de Utilisateurs) : robustesse des codes (longueur minimale, types de caractères exigés, ni nom ni identifiant, mots courants refusés), renouvellement obligatoire (jours, 0 = jamais), validité du lien « Code oublié », erreurs avant blocage et durée du blocage, durée maximale d’une connexion et de l’accès aux données médicales. Chaque modification est tracée dans l’Historique.
• Surveillance des comptes (Paramètres administrateur) : double authentification à la connexion des administrateurs (le code de l’application est demandé dès la connexion, une fois la double authentification activée dans « Accès données médicales ») ; alerte e-mail à l’utilisateur lors d’une connexion depuis un nouvel appareil ; alerte e-mail aux administrateurs quand un compte est bloqué ; désactivation automatique des comptes inactifs (180 jours par défaut, administrateurs exclus ; réactivation dans le même menu) ; revue annuelle des comptes envoyée aux administrateurs le 15 janvier ; Historique conservé 6 mois.
• Serveur (administrateur, une fois) : sudo bash ~/planning-bloc/deploy/securiser-serveur.sh (mises à jour de sécurité automatiques, fail2ban, pare-feu, SSH par clé) et sudo bash ~/planning-bloc/deploy/sauvegarde.sh installer (sauvegarde quotidienne chiffrée, copie hors du serveur après « sudo rclone config », vérification : sudo planning-sauvegarde tester). Copie sur le Mac (quand vous voulez) : bash ~/copie-sauvegarde.sh → dossier « Documents/Sauvegardes Planning » (fichiers chiffrés, 90 jours gardés).
• Fonctions utilisateurs (même menu) : créer une fonction (ex. « Interne »), choisir ses droits de base (Lecteur, Secrétaire…) et cocher les rubriques accessibles (planning, messagerie, annuaire, protocoles, stagiaires, comptabilité, documents, données médicales, paramédical, retours). Dans Utilisateurs, la colonne « Profil » attribue la fonction à un compte. Les rubriques non cochées disparaissent de ses menus et sont refusées par le serveur ; la fonction ne dépasse jamais les droits de son rôle de base.
• Renouvellement du code (4 mois par défaut, réglable) : au-delà, la connexion vous demande de choisir un nouveau code (différent de l’ancien) avant d’accéder au site.
• Bandeau d’information (administrateur) : sur l’accueil, bouton « 📢 Bandeau » : message (300 caractères), type (information, important, urgent) et date de fin d’affichage ; il apparaît en haut de toutes les pages pour tous les utilisateurs jusqu’à cette date. Il clignote pendant les 3 derniers jours avant sa date de fin. « Retirer le bandeau » l’enlève aussitôt.
• Bandeau : un message de l’administrateur peut s’afficher en haut des pages ; la croix × le masque sur votre appareil (un nouveau message réapparaît).
• Changer un identifiant de connexion (administrateur) : Utilisateurs (lien en haut de l’accueil) → cliquez dans la colonne Identifiant du compte, tapez le nouveau (2 à 40 caractères : lettres, chiffres, point, tiret), validez par Tab ou en cliquant ailleurs, puis confirmez. Le code, le rôle, la personne du planning et les écritures comptables de la personne sont conservés ; elle se connecte désormais avec le nouvel identifiant (prévenez-la). Un identifiant déjà utilisé est refusé.
• Après 5 codes erronés, le compte est bloqué 15 minutes. La connexion dure 30 jours sur un appareil ; pensez à vous déconnecter sur un poste partagé.

2. Qui peut faire quoi

Ces règles sont vérifiées par le serveur : elles ne peuvent pas être contournées depuis le navigateur. Un compte « relié » est associé à une personne du planning (Utilisateurs → Personne du planning). L’administrateur IADE ne voit que le planning.

3. Le planning

• En-tête compact (2 lignes) : les actions moins fréquentes — Inverser le planning, EXCEL, PDF, Programmation, Envois automatiques et règles (administrateur), Fermer la clinique — sont dans le menu « ⋯ Plus » en bout de barre.
• Fermeture de la clinique (administrateur) : Programmation → Fermeture de la clinique, dates au choix (du… au…). Les cases des MAR et remplaçants sont effacées sur ces jours ; absences, astreintes et IADE conservés.
• IADE au bloc : un médecin gère 1 salle (avec 0 ou 1 IADE) ou 2 salles (avec 1 ou 2 IADE). Toute autre configuration surligne en rouge les cases IADE au bloc de la demi-journée (motif au survol). La douleur n’est pas concernée.
• IADE : sous leur nom, les vacations du mois et l’objectif (ex. « 14/20 vac. ») ; l’administrateur et l’administrateur IADE cliquent dessus pour fixer le nombre de vacations à faire par mois, qui se reporte sur les mois suivants jusqu’au prochain changement (contrat de travail). La fermeture de la clinique n’efface pas les vacations des IADE.
• Une ligne par personne (MAR, puis IADE, puis remplaçants, par ordre alphabétique du nom), une case par demi-journée ouvrée (matin / après-midi). Les samedis et les jours fériés hors dimanche peuvent recevoir des consultations ou une vacation supplémentaire.
• Téléconsultations : case TC au planning (palette, ou semaine type pour les téléconsultations régulières du programme). Une absence posée sur une téléconsultation peut ensuite la faire reprogrammer (règle 1 des « Envois automatiques et règles »).
• Remplir (administrateur) : choisir une activité avec le pinceau à droite, puis cliquer les cases. La semaine type (paire / impaire) remplit d’un coup les cases vides de la semaine ou du mois.
• Équipe — coordonnées manquantes : un membre sans e-mail ou sans portable apparaît en rouge (« sans e-mail », « sans portable »), avec un avertissement en haut de la liste ; dans sa fiche, la case vide est encadrée en rouge. Pour l’administrateur, un médecin titulaire ou un IADE sans signature (factures à la clinique, relevés de stupéfiants) apparaît aussi en rouge (« sans signature ») : importez-la dans sa fiche, ou demandez-lui de la dessiner dans « Mon profil ».
• Le bouton Programmation regroupe quatre onglets : Équipe, Semaine type, Programme chirurgical et Activités.
• Programme chirurgical : roulement type en semaine paire / impaire sur 5 salles ; un chirurgien absent ferme ses salles. Les vacations supplémentaires (hors roulement, samedi matin compris) s’ajoutent aux salles ouvertes ; elles sont saisies par l’administrateur ou le secrétariat (Programme chirurgical → Vacations supplémentaires, ou clic sur la case du programme puis « + Vacation supplémentaire »).
• Vacations types datées (Programme chirurgical → Vacations type, administrateur) : en haut du tableau, la date depuis laquelle la version affichée s’applique. Pour changer le roulement à partir d’une date, « Nouvelle version à partir du … » → « Créer » : la version actuelle est gardée pour les semaines précédentes, et vous modifiez la nouvelle. Modifier directement une version déjà en vigueur demande confirmation (cela change aussi les semaines passées). « Supprimer cette version » rétablit la précédente. Les bilans (honoraires, vacations par chirurgien) suivent la version en vigueur à chaque date.
• Vacations supplémentaires répétées : à la saisie, « Une seule fois », « Chaque semaine », « Toutes les 2 / 3 / 4 semaines » ou « Chaque mois (même jour, ex. 1er vendredi) », jusqu’au une date (un an au plus) : toutes les vacations sont créées d’un coup (les dimanches et jours de fermeture sont ignorés), marquées ↻ ; chacune peut être supprimée seule, ou « Supprimer la série » retire toutes celles à venir.
• Contrôle des effectifs : chaque salle ouverte doit avoir un MAR ou un IADE ; le planning signale les manques et les surnombres (case OFF, non comptée comme vacation).
• Fermer la clinique : efface la période affichée (absences et astreintes conservées) ; « Réouvrir la semaine » (ou « Réouvrir le mois ») annule.
• Les modifications apparaissent immédiatement chez tous les utilisateurs et sont tracées dans l’Historique (qui, quoi, quand).
• Synthèse : récapitulatif de la période, bilan des vacations de l’année, équité des astreintes. Export Excel et impression PDF sur une page A4.
• « Inverser le planning » : dates à gauche, noms en haut (choix mémorisé sur chaque poste).
• 👁 Voir comme (administrateur, Utilisateurs → bouton « 👁 Voir comme » sur la ligne d’un compte) : le site s’affiche avec les droits de ce compte (titulaire, secrétaire, IADE, administrateur IADE, remplaçant, cadre, pharmacien…) — tuiles de l’accueil, menus, pages et données accessibles — pour vérifier les réglages de droits. Lecture seule : aucune modification n’est possible au nom du compte affiché. Un bandeau violet en haut de chaque page le rappelle, avec « Revenir à mon compte ». Début et fin sont notés dans l’historique.
• Message d’accueil (administrateur) : dans le cadre de bienvenue de l’accueil, « ✎ Écrire un message » publie un message court (160 caractères) vu par tous les utilisateurs connectés, mis à jour en direct ; « Retirer » l’efface.

4. Absences

• Absences des chirurgiens (à la journée ou à la demi-journée : du … matin / après-midi au … matin / après-midi) : saisies par le secrétariat et les médecins titulaires (et l’administrateur), quel que soit le délai ; les autres comptes les consultent. En haut de l’onglet, une synthèse mensuelle (‹ ›) montre les chirurgiens absents jour par jour (case pleine : journée ; « M » / « AM » : demi-journée), le nombre d’absents par jour (plus la case est foncée, plus ils sont nombreux) et, par semaine, le nombre de chirurgiens absents (la semaine la plus chargée est encadrée ; survol : les noms). Seules les 10 dernières absences signalées sont affichées ; les autres sont repliées sous « Voir les … autres » (Programmation → Programme chirurgical → Absences chirurgicales). L’auteur et la date de saisie sont affichés ; l’auteur, l’administrateur et le secrétariat peuvent la supprimer.
• Demandes d’absences aux chirurgiens (Programme chirurgical → « Réponses des chirurgiens », administrateur et secrétariat) : chaque mois, chaque chirurgien reçoit par e-mail une demande de ses absences du mois M+3 (ex. le 1er octobre pour janvier) — envoi automatique le 1er du mois, puis relances le 20 et le 28 par défaut — jours modifiables en haut du tableau : jour d’envoi de 1 à 28, jusqu’à trois relances après l’envoi, ou aucune à ceux qui n’ont pas répondu (vers 8 h). Le tableau montre une ligne par chirurgien (avec son e-mail et ceux de ses assistant(e)s, mis en copie de chaque demande et relance ; suggestions tirées de l’annuaire). Un chirurgien sans aucune adresse apparaît en rouge et ne reçoit rien ; sous le tableau, la liste « Destinataires » récapitule toutes les adresses (bouton « Copier ») pour en vérifier l’exhaustivité et une colonne par mois : demandé / relancé, et la case « répondu » que coche la secrétaire dès la réponse, avec ou sans absences (préciser « aucune absence » ou « absences signalées ») ; un chirurgien qui a répondu n’est plus relancé ; la case « tous ont répondu » en tête de chaque mois coche (ou décoche) d’un coup tous les chirurgiens. Bouton « ✉ Envoyer / relancer » pour un envoi manuel ; message et adresse de réponse modifiables. Les absences signalées se saisissent ensuite dans « Absences chirurgicales ». En copie : des adresses saisies à la main (« Message envoyé et adresse de réponse » → « En copie de chaque demande et relance », 10 au plus) reçoivent chaque demande et chaque relance.
• Une absence se saisit en une fois, par période (du … matin / après-midi au … matin / après-midi), avec un motif : Vacances, Formation, Maladie, Autre. Week-ends et jours fériés sont sautés automatiquement.
• Pas de doublon ni de chevauchement : une absence déjà saisie, ou une période qui en recouvre une autre (même partiellement) pour la même personne, est refusée ; modifiez ou supprimez d’abord l’absence existante. Même règle pour les absences des chirurgiens. Un remplacement confirmé complète l’absence déjà saisie sur la même période au lieu d’en créer une seconde ; le remplaçant reprend l’activité de bloc ou de douleur qui était prévue pour le titulaire avant son absence (bloc par défaut). Un remplaçant ne fait jamais de consultation d’anesthésie (la consultation douleur lui est permise) : une consultation d’anesthésie prévue devient du bloc, et le planning refuse d’en mettre une sur la ligne d’un remplaçant.
• Liste des absences (« Saisir mes absences ») : chacun ne voit que ses propres absences ; l’administrateur et la secrétaire voient tout ; l’administrateur IADE voit celles des IADE.
• Retirer une absence : si elle commence dans plus de 2 mois et qu’aucun remplacement n’a été déclenché (ni demandé, ni pourvu), le planning retrouve sa configuration initiale : chaque demi-journée reprend l’activité prévue avant la saisie de l’absence (une téléconsultation reprogrammée revient à sa place d’origine). Sinon, les demi-journées sont simplement libérées, à compléter.
• Règle des deux mois : chacun saisit ses propres absences au moins deux mois à l’avance. Pour une date plus proche, ou pour annuler une absence qui commence dans moins de deux mois, contactez l’administrateur (ou la secrétaire pour les médecins).
• La secrétaire saisit les absences des médecins et des chirurgiens sans délai ; l’administrateur IADE celles des IADE.
• Les vacances des IADE (motif « Vacances ») sont comptées automatiquement dans Paiements → IADE.
• Les vacances scolaires de Paris (zone C) sont teintées en lavande dans la grille.

5. Astreintes et équité

• Une astreinte = 24 h, un seul MAR par jour, semaine comme week-end. Les remplaçants ne prennent pas d’astreinte.
• Les astreintes sont réparties au prorata des vacations réalisées par chaque MAR sur l’année, avec un équilibre séparé semaine / week-end / jours fériés. Les jours fériés, peu nombreux, sont équilibrés sur 3 ans (année affichée et les 2 précédentes, sans remonter avant 2027) : cible = fériés de ces années × part de chaque MAR dans les vacations de ces années ; colonne « Jours fériés » du tableau d’équité (Synthèse).
• Règles d’astreinte en vigueur (nouvelles règles en gras) :
  • Toutes les règles d’équité commencent en 2027, fériés compris : les astreintes d’avant 2027 ne comptent pas, ni pour la semaine / le week-end (année par année), ni pour le lissage des fériés (2027 seule en 2027, 2027–2028 en 2028, puis 3 ans glissants à partir de 2029).
  • Noël (25/12), le jour de l’An (01/01) et le 15 août comptent comme des jours de semaine (et non comme des fériés).
  • Les week-ends pendant une fermeture de la clinique comptent comme des jours de semaine (et non comme des week-ends).
  • 3 astreintes au plus par MAR et par semaine (du lundi au dimanche, week-end compris, un week-end comptant pour 2) : règle non bloquante. « Astreintes auto » la respecte et ne la dépasse que s’il n’y a pas d’autre solution (signalé « ⚠ plus de 3 astreintes dans la semaine ») ; une saisie à la main reste possible et la page Astreintes signale les semaines dépassées.
  • Le week-end (samedi + dimanche) va en entier au même MAR, y compris pendant une fermeture.
  • Un jour ouvré : toujours un MAR présent dans la journée ; jamais un MAR absent, ni « pas d’astreinte » (desiderata), ni d’astreinte la veille ou le lendemain — sauf en semaine sans autre solution (jours consécutifs, signalés).
  • Priorités : « astreinte souhaitée », puis jour préféré, puis équité au prorata des vacations, puis le moins d’astreintes dans le mois.
  • L’administrateur peut toujours imposer un médecin ou laisser un jour vide.
• E-mail mensuel des astreintes (dernier jour du mois, pour le mois suivant ; ou envoi manuel) : mis en page avec le seul calendrier par semaine (week-ends et fériés grisés, jours non pourvus en rouge) ; pièces jointes : la liste du mois en PDF et la même liste en Excel.
• Le tableau Équité des astreintes (onglet Synthèse) montre l’écart de chacun par rapport à sa cible ; cet écart s’affiche à côté de chaque nom au moment de choisir.
• Anesthésiste préférentiel (Programmation → Programme chirurgical → Vacations type) : sous chaque chirurgien d’une salle, menu « Anesth. » : un MAR titulaire préférentiel pour cette vacation, ou aucun (par semaine paire / impaire, jour et demi-journée). Au survol des salles ouvertes sur le planning (et dans le détail des salles), le nom est rappelé avec son état ce jour-là : au bloc, absent, autre activité ou non noté au planning.

6. Échanges d’astreintes et remplacements

1. Confirmation des dates par le remplaçant (feu tricolore) : sur le planning, à côté du nom de chaque remplaçant ayant des vacations dans le mois, un petit feu (administrateur et secrétariat). L’administrateur clique dessus → « Envoyer ses dates » : le remplaçant reçoit par e-mail la liste de ses demi-journées du mois et un lien personnel : ses demi-journées y sont toutes cochées, il décoche celles qui posent problème puis valide (ou « Je ne peux faire aucune de ces dates » ; message facultatif). Une fois envoyée, la réponse est définitive : le lien n’affiche plus qu’un récapitulatif ; seul un nouvel envoi de l’administrateur (« Renvoyer ») permet une nouvelle réponse. Feu orange = en attente de réponse, vert = confirmé, rouge = ne peut pas, vert et rouge = certaines dates seulement (les demi-journées refusées sont entourées de rouge sur le planning et listées au survol du feu) ; les administrateurs sont prévenus par e-mail de chaque réponse. Si la réponse arrive par un autre canal, l’administrateur fixe l’état lui-même dans le même menu. Le texte de l’e-mail se modifie dans « ✉ Envois automatiques et règles » → « Confirmation des dates aux remplaçants » (envoi uniquement au clic, jamais automatique).
2. Qui remplace qui (remplaçants non titulaires) : un remplaçant remplace le titulaire qui l’a sollicité (demande de remplacement acceptée). S’il a été placé au planning par l’administrateur, il remplace par défaut un titulaire noté absent qui n’a pas de remplaçant, sinon un titulaire non noté au planning (ou en OFF) ce jour-là. L’administrateur peut choisir le médecin remplacé à la main : clic sur la case du remplaçant → « Remplace » (un titulaire, « Automatique » ou « Ne remplace personne », pour la demi-journée ou toute la journée) ; ce choix l’emporte sur le calcul automatique, et sert aussi au mail du jeudi et à la tâche « contrat ». Le nom s’affiche au survol de sa case et de son nom sur le Planning, et dans Mon planning (« remplace … » pour le remplaçant, « remplacé(e) par … » pour le titulaire).
3. Contrat de remplacement : le jeudi, le planning hebdomadaire envoyé au titulaire indique par qui il est remplacé la semaine suivante et lui rappelle d’établir le contrat de remplacement sur le site du Conseil de l’Ordre des médecins. Au même moment, une tâche « Établir le contrat de remplacement » apparaît dans ses tâches (accueil) ; elle disparaît dès qu’il la marque « Terminé ».
4. Échange d’astreinte : un MAR propose son astreinte à un collègue (simple cession ou contre une astreinte du collègue) ou à tous les MAR (le premier qui accepte la prend).
5. Dès que le collègue accepte, le planning est mis à jour : pas de validation par l’administrateur. Les deux médecins reçoivent un e-mail et l’échange est tracé dans l’Historique.
6. Demande de remplacement : un MAR publie une période, à tous les remplaçants ou en priorité à un remplaçant choisi (lui seul est prévenu et voit la demande ; s’il clique « Pas disponible », personne d’autre n’est prévenu : le demandeur reçoit un e-mail et choisit la suite, solliciter un autre remplaçant ou « Ouvrir à tous les remplaçants ») ; les remplaçants cliquent « Je suis disponible » ; le demandeur choisit, sans validation de l’administrateur.
7. Sur le planning, passer la souris sur le nom du remplaçant indique qui il remplace ; l’Équipe du jour l’affiche aussi.
8. Dès ce choix, le remplaçant est placé au planning et l’absence du MAR remplacé est saisie automatiquement (motif « Remplacement »).
9. Échange de vacations (MAR titulaires entre eux, IADE entre eux) : céder ou échanger une journée entière, un matin ou un après-midi avec un collègue de même fonction (ou la proposer à tous). Le collègue doit être libre sur ce moment ; dès son acceptation (sans validation de l’administrateur), les activités passent d’une ligne à l’autre. Les IADE ne peuvent pas solliciter de remplaçant.

Les échanges se font depuis un compte relié à une personne du planning. Une pastille sur l’accueil signale les demandes qui vous attendent.

7. Sur le téléphone

• Mon planning (8 semaines), Équipe du jour (astreinte, qui fait quoi, absents) et Échanges.
• Ajoutez la page à l’écran d’accueil du téléphone pour l’ouvrir comme une application (Safari : Partager → Sur l’écran d’accueil).
• Solliciter un titulaire (administrateur) : dans une demande de remplacement (« Solliciter » à la création, ou « Solliciter un remplaçant ou un titulaire… » ensuite), l’administrateur peut choisir un MAR titulaire pour lui proposer la vacation. Le titulaire reçoit un e-mail (et un SMS s’il l’a accepté), répond « Je suis disponible » ou « Pas disponible » ; une fois choisi, il est placé au planning (activité prévue, à la place d’un « Off ») et l’absence du demandeur est saisie.
• Déjà au planning = non sollicitable : un remplaçant (ou un titulaire) qui a déjà une activité sur l’une des demi-journées de la période ne peut pas être sollicité ni se proposer ; il apparaît grisé « déjà au planning » dans la liste et ne reçoit pas l’annonce envoyée à tous les remplaçants. Un « Off » (surnombre) ne compte pas.

SMS : toutes les règles

Fonctionnement général

• Les SMS partent par OVHcloud SMS (service payant, crédits achetés chez OVH). Sans configuration sur le serveur, aucun SMS ne part : seuls les e-mails sont envoyés.
• Un SMS complète l’e-mail, il ne le remplace jamais (sauf pour un patient sans e-mail dans le suivi pré-opératoire).
• Texte court, en caractères simples (sans accents typographiques), 2 SMS au plus (306 caractères). Ce sont des SMS non commerciaux (informations de service et relances de règlement) : sans mention STOP, envoyés aussitôt, y compris le soir et le dimanche. Un SMS non distribué est abandonné après 48 heures (téléphone éteint).
• Expéditeur : le nom validé chez OVH (ex. ANESTHDROUO). Tant que ce nom n’est pas validé par OVH, le SMS part d’un numéro court OVH : OVH y interdit toute coordonnée, donc les liens, e-mails et numéros de téléphone sont retirés automatiquement du texte, remplacés par « Consultez notre e-mail » (ce numéro court n’accepte pas de réponse).
• Jamais de donnée médicale ni de nom de patient dans un SMS à l’équipe.
• Chaque envoi et chaque échec sont notés dans l’historique (administrateur). Un échec de SMS ne bloque jamais l’action (échange, remplacement…) ni l’e-mail.

SMS à l’équipe (MAR, IADE, remplaçants)

• Option payante que l’administrateur active ou coupe : Planning → « ✉ Envois automatiques et règles » → SMS à l’équipe. Tant qu’elle est désactivée, les numéros et les choix restent enregistrés, mais aucun SMS ne part.
• Chacun choisit : portable renseigné + case « Être prévenu(e) aussi par SMS » cochée, dans Mon profil (accueil) ou par l’administrateur dans Programmation → Équipe. Sans portable, la case est grisée ; effacer le portable décoche la case.
• Échanges et remplacements : chaque fois qu’un e-mail d’échange ou de remplacement vous est adressé, vous recevez aussi un SMS « Anesthesie Drouot : [objet de l’e-mail]. Repondre dans Echanges » avec le lien vers Mon planning :
  • proposition d’échange d’astreinte ou de vacation qui vous est faite (ou envoyée à tous les titulaires / à tous les IADE) ;
  • demande de remplacement envoyée aux remplaçants, ou sollicitation personnelle d’un remplaçant ;
  • réponse à votre demande : échange effectué, proposition déclinée, remplaçant disponible ou non disponible, remplacement confirmé, demande non validée par l’administrateur.
• Rappel aux remplaçants : un remplaçant qui a coché « SMS » reçoit un SMS de rappel jusqu’à 48 h avant chaque journée où il est au planning (« rappel, vous êtes au planning le … (activités) »), regroupant les jours proches ; un seul SMS par journée, même si le planning est modifié ensuite. Vérification toutes les heures.
• Les adresses en copie de la règle 2 (« Copie des échanges et des demandes de remplacement ») reçoivent l’e-mail seulement, pas de SMS.
• Pas de SMS pour le planning de la semaine, les astreintes du mois, les desiderata, les stagiaires, les honoraires ou la messagerie interne : ces envois restent par e-mail.

SMS aux patients (impayés)

• Envoyés à la main, dossier par dossier (bouton « Relancer », case SMS), jamais automatiquement ; ils ne dépendent pas de l’option « SMS à l’équipe ».
• Texte de chaque relance (1, 2, 3) modifiable dans « ✉ Messages de relance », sans détail médical ; portable du patient obligatoire.

Pas de réponse par SMS

• On ne peut pas répondre aux SMS du site : ils partent de l’expéditeur nommé (ANESTHDROUO), ou, s’il est refusé par OVH, d’un numéro court qui n’accepte pas de réponse. C’est voulu : le texte renvoie vers le lien du planning ou les coordonnées du secrétariat.

SMS aux patients (suivi des examens pré-opératoires)

• Par patient, cases E-mail et/ou SMS (portable obligatoire pour le SMS). Ces SMS ne dépendent pas de l’option « SMS à l’équipe ».
• Mêmes dates que l’e-mail : le lendemain de la date de l’examen puis toutes les 48 heures (examen daté), chaque semaine (examen sans date), jusqu’à la veille de l’opération ; arrêt dès que tout est récupéré.
• SMS type modifiable (Rappel type) : court et sans détail médical ; variables {prenom}, {nom}, {date_courte}, {examens_en_attente}, {contact}. Le nombre de crédits OVH restants y est affiché.
• Mode démonstration (tant que l’hébergement HDS n’est pas attesté) : un SMS part seulement vers un portable de l’équipe, sinon vers le numéro de test indiqué dans « Rappel type » (bouton « Envoyer un SMS de test »). Aucun SMS vers un vrai patient.

8. Honoraires MAR titulaires et secrétaire

1. Non payés : Suivi affiche d’abord ceux des 6 derniers mois. Leur suivi et leurs relances se font dans le module Impayés (plus d’e-mail du lundi à la secrétaire) ; un patient en sort dès que « Paiement reçu » est enregistré.
2. Envoi à la clinique : bouton « ✉ Envoyer par e-mail à la clinique » : le dossier PDF (synthèse + factures) part directement à l’adresse enregistrée (modifiable au moment de l’envoi) et la journée est notée « remise ».
3. Envoi programmé à la clinique : dans « ✉ Envoyer par e-mail à la clinique », le bouton « ⏱ Programmer l’envoi » prépare le dossier (synthèse + factures) et l’envoie automatiquement la veille du jour opératoire à 16 h 30 (le vendredi pour le lundi). La journée est alors notée « remise » et le PDF est effacé du serveur. Une correction faite d’ici là, sur un poste où les noms sont enregistrés, met le PDF à jour automatiquement ; sinon l’envoi est bloqué et la secrétaire est prévenue par e-mail. « Annuler l’envoi programmé » est possible jusqu’à l’heure d’envoi.
4. Correction d’un montant : pour la journée du jour ou un jour à venir, tant que la ligne n’est pas contrôlée, le montant se corrige directement dans la case (même numéro de facture ; « corrigé, était … » reste affiché et la correction est tracée). Pour un jour passé ou une ligne déjà contrôlée : annuler la ligne et en ajouter une nouvelle. Si le dossier a déjà été remis à la clinique, renvoyez-le.
5. Signature sur les factures : chaque médecin titulaire dessine une fois sa signature dans « Mon profil » (accueil). Elle est apposée au-dessus de son nom sur les factures de ses feuilles d’honoraires ; s’il n’en a pas, c’est celle d’un titulaire présent au planning ce jour-là. Chacun peut la remplacer ou la supprimer.
6. Saisie rapide : copiez les lignes dans Excel (NOM Prénom, chirurgien, montant) et collez-les dans la première case du tableau. En cas d’erreur, « Tout effacer » supprime tous les patients du jour en un clic (ou « Tout annuler » si d’autres factures ont été émises depuis).
7. Sécurité sociale — import automatique (Honoraires → Suivi, administrateur) : « Importer un relevé (PDF) » lit le « Récapitulatif activité honoraire » de la clinique (encaissements du mois, un PDF par médecin). Pour chaque dossier : nom du patient, date de l’acte et montant SECU du « Total du dossier », plus la MUTUELLE le cas échéant (un paiement mutuelle sur ce relevé est assimilé à un paiement Sécurité sociale). Contrôle affiché : nombre de dossiers et totaux comparés à ceux du relevé. Chaque dossier est rattaché au patient des honoraires du même jour opératoire et du même nom (nom inversé ou accents sans importance ; même nom et même initiale du prénom accepté ; à défaut, même nom à ± 7 jours, signalé « autre date »). Vous vérifiez l’aperçu (cases à décocher) puis « Enregistrer » : le montant remplit la case Sécurité sociale (il remplace une saisie manuelle). Une annulation (montant négatif) est déduite de la case ; si le total revient à 0, le patient revient dans « à réclamer ». Réimporter le même relevé ne compte rien deux fois.
8. Patients sans correspondance : dossiers du relevé non retrouvés dans les honoraires (journée non saisie, nom orthographié autrement…). Dans l’aperçu ou plus tard dans le tableau « Patients sans correspondance », choisissez le bon patient (★ = nom proche, ± 30 jours) puis « Affecter » ; « Ignorer » retire le dossier de la liste.
9. Plusieurs relevés à la fois : « Importer un ou plusieurs relevés (PDF) » accepte une sélection de fichiers ; chaque relevé s’ouvre à son tour après « Enregistrer » ou « Annuler ». Un relevé sans aucun dossier retrouvé s’enregistre quand même (ses dossiers vont dans « Patients sans correspondance »).
10. PDF des relevés importés : conservés et consultables (« PDF des relevés importés », par année) dans la même visionneuse que les aides cognitives (‹ Retour, nouvelle fenêtre, télécharger) ; l’administrateur peut supprimer les PDF d’une année (les montants enregistrés restent).
11. Indus — 13ᵉ mois (administrateur et médecins titulaires) : pour les patients sans correspondance, « → Indus » (un dossier) ou « Passer en indus les N dossiers » les range directement, sans vérification préalable ; « Affecter » et « Ignorer » sont accessibles aux mêmes personnes. « ✉ Demander la vérification aux administrateurs » reste possible pour un second avis (liste envoyée par e-mail : n° de dossier, date, montant — sans nom de patient). Les dossiers passés en indus sont rangés dans l’onglet « Indus » du module Honoraires, par année ; le total de l’année apparaît en comptabilité (Dépenses et recettes → bilan par mois, ligne « Indus — 13ᵉ mois », comptée dans la Sécurité sociale). « Remettre » renvoie un dossier dans « Patients sans correspondance ».
12. Les sections « Relevé Sécurité sociale » et « Patients sans correspondance » se replient d’un clic sur leur titre (▶), choix mémorisé sur le poste.
13. Sans règlement de la Sécurité sociale — à réclamer : patients sans montant Sécurité sociale, filtrés par ancienneté de l’intervention (plus de 30, 60, 90, 180 jours, ou tous), avec « Extraire la liste à réclamer (Excel) ». La saisie manuelle reste possible (colonne « Sécu € » de la journée, ou dans la liste) ; colonne Sécurité sociale dans le bilan par mois et l’export de l’année, pour la comptabilité.
14. La veille — Patients : importer le fichier Excel des patients opérés avec leurs honoraires (ou saisir). Les doublons d’une même journée sont signalés et se suppriment à la main. Chaque ligne reçoit un numéro de facture continu sur l’année.
15. Dossier pour la clinique : feuille de synthèse pour l’encaissement + une note d’honoraires par patient, à imprimer ou enregistrer en PDF ; « Marquer comme remis à la clinique ».
16. Le soir — Contrôle : à partir de la feuille papier rendue par la clinique (photo possible à côté du contrôle), cliquer « Tout est payé », puis corriger seulement les exceptions : mode de paiement, Non payé, montant reçu différent, annulée.
17. Validation de la journée : elle est verrouillée et tracée. Les non-payés se régularisent dans Suivi.
18. Chirurgiens (onglet des Honoraires, réservé à l’administrateur) : pour l’année choisie et pour chaque chirurgien, le nombre de patients opérés (lignes non annulées), de vacations (une vacation = une demi-journée : matin et / ou après-midi prévus au programme chirurgical les jours où il a opéré ; un jour hors programme compte une demi-journée), les honoraires facturés, les règlements de la Sécurité sociale saisis, le total, le total par patient et par vacation. Les chirurgiens sont classés du total par patient le plus élevé au plus faible. Tous les médecins accessibles au compte, ou un seul (menu « Médecins ») ; export Excel. Les patients sans Sécurité sociale saisie sont signalés (total encore incomplet).
19. Signature (factures et stupéfiants) : dans Mon profil, chaque médecin titulaire et chaque IADE peut la dessiner ou importer une image (photo ou scan JPEG / PNG, fond blanc retiré automatiquement). L’administrateur peut aussi l’importer dans la fiche de la personne (Programmation → Équipe).

Les noms des patients sont enregistrés sur le serveur du site (par médecin et par jour, avec une copie sur chaque poste) : ils se retrouvent sur tous les postes des comptes ayant accès aux honoraires ; chaque enregistrement est noté dans l’historique. Les noms déjà saisis sur un poste avec une version précédente sont envoyés au serveur à la première ouverture des honoraires sur ce poste. Les photos de la feuille (une ou plusieurs pages, bouton « ＋ Photo ») sont elles aussi enregistrées sur le serveur et visibles sur tous les postes autorisés ; celles prises avec une version précédente sont envoyées au serveur à leur première ouverture.

Impayés secrétaire, MAR titulaires et administrateurs

• Comptabilité → Impayés (aussi depuis Honoraires → Suivi, bouton « Relancer les patients »).
• Les patients marqués non payé ou post-op dans les Honoraires apparaissent automatiquement (date, nom, facture, chirurgien, montant). Les chèques impayés s’ajoutent avec « + Chèque impayé » (nom, date de l’intervention, montant, n° du chèque, banque).
• Pour chaque dossier : portable et e-mail du patient (bouton « + Tél. / e-mail »), note libre.
• Relancer : choix de la relance 1, 2 ou 3 (la suivante est proposée), envoi par e-mail et/ou SMS, aperçu du message avant l’envoi. Chaque relance envoyée est notée sur la ligne (R1, R2, R3 avec la date, ✉ e-mail, 📱 SMS) et dans l’historique.
• « ✉ Messages de relance » : objet, texte de l’e-mail et SMS de chacune des 3 relances, modifiables, avec les coordonnées à indiquer au patient ; variables {patient}, {date}, {montant}, {facture}, {objet}, {objet_court}, {contact} ; « Rétablir les messages par défaut ».
• Règlement reçu (montant, date, mode) : les relances s’arrêtent et le dossier passe dans « Réglés » ; pour les honoraires, la ligne est régularisée dans Honoraires → Suivi (et inversement, un paiement enregistré dans Suivi clôt le dossier). « Annuler » remet le dossier à relancer.
• Arrêter les relances sans règlement (litige, recouvrement…), avec un motif ; « Reprendre » les relance.
• Supprimer une ligne (bouton en bout de ligne, confirmation) : un chèque impayé est effacé ; un patient des Honoraires est seulement retiré des impayés (il reste « non payé » dans Honoraires) et peut revenir avec « Supprimés » → Remettre.
• Filtres « À relancer », « Relances arrêtées », « Réglés », « Supprimés », « Tous », et recherche.
• Les patients sont ici des clients (facturation des honoraires) : noms et coordonnées autorisés, les relances partent directement vers le patient. Les messages ne contiennent aucun détail médical.
• Import de l’historique (mois passés) : dans l’aperçu d’un fichier Excel de journées passées, la case « Historique déjà réglé » (cochée d’office pour un fichier de février à juin 2026) importe les journées validées avec tous les patients payés ; décochez-la pour contrôler les lignes à la main. Une journée déjà validée n’est pas modifiée.
• Deux jeux de messages dans « ✉ Messages de relance » : Honoraires impayés et Chèques impayés (chèque retourné par la banque), 3 relances chacun, modifiables ; variables propres aux chèques : {cheque} (n° et banque) et {intervention}. Chaque dossier reçoit automatiquement les messages de son type.
• Contact (le secrétariat) : nom, téléphone et e-mail, saisis une fois dans « ✉ Messages de relance » ; {contact} les reprend tous les trois dans les messages (« Secrétariat d’anesthésie — tél. … — e-mail »), {tel_contact} le téléphone seul.
• Relance 2 automatique (réglage dans « ✉ Messages de relance », activée par défaut) : envoyée 15 jours (délai modifiable, 3 à 90 jours) après la relance 1, par les mêmes moyens (e-mail et/ou SMS), du lundi au samedi entre 9 h et 18 h, seulement si le dossier n’est ni réglé, ni arrêté, ni supprimé. Elle apparaît sur la ligne avec la mention « auto » et dans l’historique. La relance 3 reste manuelle.
• Pièces jointes : dans le panneau « Relancer », « 📎 Joindre un fichier » (facture, RIB… en PDF, JPEG ou PNG ; 5 fichiers de 10 Mo au plus) ; elles partent avec l’e-mail (pas avec le SMS) et sont notées dans l’historique ; le fichier est effacé du serveur au bout d’un jour.

9. Paiements MAR titulaires uniquement

• Tarifs de l’année, à définir en janvier : vacation anesthésie (bloc + consultation), vacation douleur, remplaçant junior et remplaçant sénior par demi-journée. Le statut de chaque remplaçant (sénior au-delà de 30 journées de remplacement) se coche dans les tarifs ; son nombre de journées est affiché pour aider. Exception possible « douleur payée au tarif anesthésie » par médecin.
• Associés et remplaçants : montant calculé en continu d’après toutes les vacations du mois inscrites au planning = montant à payer à la fin du mois. Toute modification du planning modifie le montant.
• Salariés (IADE, secrétariat) : montant versé saisi à la main chaque mois, avec une note facultative.
• IADE : saisir chaque mois le nombre de vacations à faire ; la page compare avec le planning (écart du mois et cumul de l’année) et compte les vacances.
• Montant modifiable (Paiements → mois → Associés et Remplaçants) : la case « Montant » se modifie à la main (ex. 3 150,50) ; elle remplace le montant calculé, affiché dessous (« calculé : … »). Vider la case revient au calcul. Les avances, le reste à verser, les totaux et les exports suivent ; si le mois était déjà payé, l’écart s’affiche. Saisie tracée dans l’Historique.
• Associés — vacations corrigées à la main (Paiements → mois → Associés) : les cases « Vacations anesthésie » et « Vacations douleur » se corrigent de la même façon (montant recalculé, nombre du planning affiché dessous, case vidée = retour au planning, correction tracée). Le partage de la soulte garde ses propres réglages.
• Remplaçants — demi-journées corrigées à la main (Paiements → mois → Remplaçants) : la case « Demi-journées du mois » se corrige si le planning ne reflète pas la réalité ; le montant est recalculé et le nombre du planning reste affiché dessous (« planning : … »). Vider la case revient au nombre du planning. Correction tracée dans l’Historique ; si le mois était déjà marqué payé, l’écart avec le montant versé s’affiche.
• Paiement fait : « Marquer payé » par personne ou « Tout marquer payé » pour le mois. Le montant versé et la date sont mémorisés ; si le montant change ensuite, l’écart est signalé (« Mettre à jour »).
• E-mail au remplaçant payé : au clic sur « Marquer payé » (ou « Tout marquer payé »), le remplaçant reçoit un e-mail avec le montant versé et le nombre de vacations du mois (pas de nouvel e-mail pour « Mettre à jour »). Le message se modifie sous le tableau des remplaçants : ligne « ✉ Message envoyé au remplaçant quand son paiement est marqué fait » (champs {remplacant}, {montant}, {vacations}, {mois}, {date}).
• Export Excel de l’année ; tout est tracé dans l’Historique.
• Avance de trésorerie (Paiements → mois → Associés → « Avances de trésorerie ») : noter un premier paiement versé à un associé en début de mois (montant, date, note). Il est déduit du paiement de fin de mois (colonne « Reste à verser fin de mois », et « Marquer payé » enregistre ce reste). Si l’avance dépasse le montant du mois (trop-perçu), le reste est 0 € et l’excédent diminue le paiement du mois suivant (puis des suivants, y compris en janvier de l’année d’après). Une avance se supprime en cas d’erreur.

Consultation présentielle

• Comptabilité → Consultation présentielle (secrétaire et MAR titulaires) : même fonctionnement que la consultation douleur, pour les consultations d’anesthésie au cabinet — une ligne par consultation (date, médecin parmi les MAR titulaires, demi-journées, montant), totaux et prix moyen par demi-journée chaque mois, tableau par médecin, export Excel.
• Téléconsultation (onglet séparé, médecins titulaires uniquement : la secrétaire ne le voit pas, et les téléconsultations n’apparaissent pas dans la consultation présentielle) : pas de saisie une à une ; une fois par mois, choisissez le mois et reportez le montant du relevé mensuel (note facultative). Un nouveau relevé pour le même mois remplace le précédent ; tableau des 12 mois, total de l’année, « Modifier », « Supprimer », export Excel.

Consultation douleur

• Comptabilité → Consultation douleur (secrétaire et médecins titulaires) : une ligne par consultation (date, médecin, consultation ou TCS, demi-journées, montant). Les médecins proposés sont ceux cochés « Fait de la douleur » dans Programmation → Équipe.
• Doublons : « Rechercher les doublons » (même date, médecin, type, demi-journées et montant) ; la première ligne est gardée, les autres cochées ; rien n’est supprimé sans validation.
• Chaque mois : total, demi-journées et prix moyen par demi-journée ; les médecins « comptés à part » (Dr Quemeneur) sont totalisés séparément. Export Excel ; import de l’historique par copier-coller depuis le fichier Excel.
• Report au planning et aux paiements : chaque vacation saisie (demi-journées, avec le créneau matin ou après-midi pour une demi-journée) s’inscrit sur le planning du médecin avec le code « Consultation douleur », même pour une date passée ; elle compte alors dans ses paiements (colonne douleur), calculés d’après le planning. Une case déjà occupée par une autre activité ou une absence n’est jamais écrasée : pour une demi-journée, la vacation douleur se met alors sur l’autre demi-journée du même jour si elle est libre ; si tout est pris, rien n’est modifié (message d’avertissement). Modifier ou supprimer la ligne met le planning à jour. L’étiquette « planning » sur la ligne indique ce qui y est inscrit. Médecin hors équipe : rien n’est reporté.
• Administrateur : le bouton « Reporter les lignes de l’année au planning » (bas de page) inscrit les lignes saisies avant cette fonction ou importées d’Excel (une demi-journée : le matin s’il est libre, sinon l’après-midi).

↶ Annuler une erreur

• Sur toutes les pages, après une modification, un bouton « ↶ Annuler : … » apparaît en bas à gauche : il défait votre dernière action (indiquée sur le bouton), après confirmation ; un nouveau clic défait la précédente. Chacun n’annule que ses propres actions, des 30 dernières minutes.
• Annulable : le planning (cases, astreintes, absences, équipe, réglages, semaine type, programme chirurgical, téléconsultation reprogrammée), la comptabilité (écritures du groupement et de FOPAPA, justificatifs), les consultations (douleur, présentielle, téléconsultations) et les documents des sociétés (dépôt, classement, suppression). Une absence ou une consultation douleur s’annule d’un seul coup avec ses cases du planning.
• Refusé si la même chose a été modifiée depuis (par vous ou par un collègue) : on ne défait jamais le travail d’un autre — corrigez alors directement. Non annulables : les échanges et remplacements (passer par une nouvelle demande), les honoraires (numérotation des factures) et les e-mails ou SMS déjà partis. Chaque annulation est notée dans l’historique.
• 📝 Certificats — voies aériennes difficiles (rubrique Certificats, à côté des Aides cognitives et des Protocoles Drouot — tuile « Certificats » de l’accueil ; le nom de chaque certificat est modifiable par les médecins : « Renommer ») : formulaire repris du modèle SFAR (identité, intervention, évaluation préopératoire, constats, optimisation de l’intubation et de l’oxygénation, abord sous-glottique, commentaires). « Voir / télécharger le PDF », « Envoyer par e-mail » ou « Envoyer par SMS / téléphone » : sur téléphone (et Safari sur Mac) la feuille de partage s’ouvre avec le PDF joint ; sur ordinateur, le PDF est téléchargé et la messagerie / Messages s’ouvre avec le message prêt (joindre le PDF). Données de santé : rien n’est enregistré ni envoyé par le serveur — le PDF est fabriqué sur l’appareil, le formulaire s’efface en quittant la page ; seuls l’établissement et le nom du médecin sont mémorisés sur l’appareil.
• Visionneuse des Protocoles et Aides cognitives : en haut du document, ‹ › passent au document précédent / suivant (ou flèches gauche / droite du clavier) et la liste déroulante va directement à un document — même ordre que la bibliothèque (A → Z ou par famille) ; « Retour » ramène toujours à la liste.
• 🩺 Consultation d’anesthésie de secours (tuile de la rubrique Pratique clinique, médecins titulaires) — à utiliser en cas de dysfonctionnement d’Expert Santé ; le PDF est ensuite intégré au dossier du patient : formulaire en rubriques repliables (triangle ouvert / fermé ; le nombre d’éléments remplis s’affiche à côté du titre) — patient (IMC et âge calculés à côté du poids et de la taille), intervention, traitements en cours en premier (une ligne par médicament : médicament, dose et cases matin / midi / soir, une nouvelle ligne s’ajoute dès que la précédente est remplie, Entrée pour passer à la suivante, × pour retirer), antécédents, allergies, SAOS (appareillé ou non), MVTE, UGD, RGO, pathologie de la coagulation (Oui / Non) ; rubrique Toxiques (tabac, alcool et drogues : chacun Oui / Non et une case libre pour les précisions) ; examen (constantes, capacité > 4 MET, douleur thoracique, dyspnée et syncope d’effort, palpitations — Oui / Non —, examen clinique en texte libre) et critères de voies aériennes (Mallampati, ouverture de bouche, distance thyro-mentonnière, mobilité cervicale) ; scores : Apfel (NVPO), APAIS (anxiété ≥ 11 / 20 et besoin d’information) et SEGA (fragilité de la personne âgée, /26 : ≤ 8 peu fragile, 9-11 fragile, ≥ 12 très fragile ; âge et nombre de médicaments remplis d’après la fiche), calculés automatiquement ; examens complémentaires (grille de résultats de biologie — une valeur par dosage, hémoglobine < 13 g/dL en rouge, DFG estimé CKD-EPI calculé à partir de la créatinine —, ECG, échographie cardiaque et épreuve d’effort : Normal / Anormal / Non disponible avec précisions, groupe sanguin) ; conclusion (score ASA, technique, ALR, analgésie, prémédication, consignes pour les traitements) ; information du patient. Un 2e clic sur un choix l’efface. « 📄 Enregistrer le PDF » enregistre immédiatement le compte rendu dans les Téléchargements de l’ordinateur (CPA-NOM-Prénom-date.pdf) sur une seule feuille A4 (rubriques sur deux colonnes équilibrées ; si la consultation est très remplie, le texte est réduit automatiquement pour tenir sur la page), avec en tête les points d’alerte (allergie, intubation / ventilation difficile prévisible). Données de santé : rien n’est envoyé au serveur ni conservé sur l’appareil ; un avertissement s’affiche si l’on quitte la page avec un formulaire rempli.
• 📷 Photo de l’étiquette patient dans les certificats (certificat VAD, demande de bilan allergologique, carte d’allergie) : bouton « 📷 Photo de l’étiquette » sous « Identité patient » — comme pour les stupéfiants, la photo est lue sur l’appareil (rien n’est envoyé) et remplit le nom, le prénom et la date de naissance, à vérifier. Photo bien à plat, nette et éclairée.
• 📝 Certificats — demande de bilan allergologique (rubrique Certificats) : reprend la check-list « Adresser un patient en allergo-anesthésie » (RFE SFAR / SFA 2025) : identité, intervention, allergologue destinataire, en tête et mis en valeur, la description de la réaction (date et heure, contexte d’urgence, symptômes, produits administrés y compris allergènes cachés, traitements, prélèvements, report, séquelles, autres informations), puis les coordonnées et le suivi (patient, médecin adressant — prérempli —, résultats biologiques, pharmacovigilance, information, carte d’allergique), pharmacovigilance, information, carte d’allergique. Chaque ligne se renseigne par Oui / Non (un champ rempli met « Oui ») ; le PDF (1 ou 2 pages) reprend la liste avec les cases Oui / Non et les réponses. Même envoi et même confidentialité que le certificat VAD (rien n’est enregistré sur le serveur) ; nom modifiable (« Renommer »).
• 📝 Certificats — carte d’allergie provisoire (rubrique Certificats) : nom, prénom, date de naissance, intervention et date de la réaction, réaction observée, médicaments / produits suspectés à éviter (un par ligne, en gros et en rouge sur la carte), bilan allergologique prévu, médecin et établissement. PDF au format carte (A6 paysage), à imprimer ou à garder dans le téléphone du patient. Même envoi et même confidentialité que les autres certificats (rien n’est enregistré sur le serveur) ; nom modifiable.
• Rappel des RDV d’anesthésie — date de chirurgie facultative : un patient peut être ajouté (ou importé) sans date opératoire, ou avec une date déjà passée : rien n’est bloqué. Sans date, le message s’adapte (« prévue prochainement », « avant votre prochaine intervention ») ; la fiche est effacée 60 jours après sa création (ou 10 jours après l’envoi du rappel).
• Annuaire — changer la catégorie de plusieurs contacts : cochez les contacts (case devant le nom, ou case devant le titre d’une catégorie pour la cocher en entier), puis dans la barre qui apparaît choisissez « Déplacer vers » la nouvelle catégorie et cliquez sur « Déplacer ».
• Annuaire — numéro confidentiel : dans la fiche d’un contact, la case « 🔒 Numéro confidentiel » (proposée aux MAR titulaires et à l’administrateur) réserve le téléphone aux MAR titulaires : les autres comptes (secrétariat, IADE, remplaçants…) voient « numéro réservé aux titulaires », et la recherche de l’accueil ne l’affiche pas. L’e-mail et le reste de la fiche restent visibles ; une modification de la fiche par un autre compte ne touche pas au numéro.
• Annuaire — Nom / Prénom : chaque contact a un champ Nom (ou service) et un champ Prénom (vide pour un service) ; affichage « NOM Prénom » (ex. LEBERT Julien), classement par nom ; la recherche porte aussi sur le prénom. Les contacts déjà enregistrés gardent leur nom complet dans « Nom » : complétez le prénom en les modifiant si besoin.
• Annuaire — catégories et spécialités modifiables (administrateur et secrétaire) : en bas de l’annuaire, « Catégories et spécialités médicales » : une par ligne, classées par ordre alphabétique. Les catégories servent aux onglets et au choix dans un contact ; les spécialités sont proposées à la saisie (une autre peut toujours être tapée). Une catégorie utilisée par des contacts ne peut pas être retirée ; Équipe d’anesthésie, Chirurgiens, Assistantes de chirurgien et Autres contacts restent toujours.
• Tâches — suivi daté : bouton « 📝 Suivi » sur chaque tâche (personnes désignées, auteur, administrateur) : une note datée automatiquement (ex. « devis demandé », « réponse attendue ») s’ajoute sous la tâche, avec le nom de son auteur ; les 3 dernières sont affichées (« voir les notes précédentes » pour l’historique) ; chacun peut supprimer ses propres notes (✕).
• Fonction « Cadre de bloc » (Paramètres administrateur → Fonctions utilisateurs, déjà créée) : droits de base Lecteur, rubrique Planning seule, options « Planning mensuel seulement, en lecture » et « Saisit les absences chirurgicales ». Le compte voit le planning des anesthésistes en vue Mois uniquement, sans rien pouvoir modifier, saisit et consulte les absences chirurgicales (avec la synthèse par semaine) et consulte les réponses des chirurgiens en lecture seule ; pas de Mon planning, Synthèse, Astreintes, IADE, comptabilité ni données médicales. Créez le compte (Utilisateurs → rôle Lecteur, non relié à une personne du planning), puis choisissez le profil « Cadre de bloc ». Les deux options peuvent servir à d’autres fonctions.
• Impayés — note sur chaque ligne : bouton « 📝 Note » sous le nom du patient (ex. « appelé le…, promesse de règlement… ») ; Entrée enregistre, Échap annule ; la note s’affiche ensuite sur fond jaune clair, un clic pour la modifier.
• Dépenses : paiements des remplaçants et des salariés reportés automatiquement — le total du mois de la page Paiements (remplaçants, salariés) est compté dans les dépenses du même mois et de la même année (bilan par mois, totaux, « Par catégorie » : « Remplaçants / Salariés (reporté de Paiements) ») ; inutile de les saisir. Les catégories sont classées par ordre alphabétique (liste modifiable et tableau « Par catégorie »).
• Supprimer plusieurs écritures (Dépenses et recettes des sociétés et de FOPAPA) : cochez les écritures (case en début de ligne, ou case de l’en-tête pour tout cocher parmi les écritures affichées — filtre type / mois / recherche), puis « 🗑 Supprimer la sélection » et confirmez. Les écritures supprimées (et leurs justificatifs) vont à la Corbeille (30 jours, restaurables). Possible pour l’administrateur et pour l’auteur de l’écriture.
• Supprimer un ou plusieurs documents (SCM, Groupement, SCI, FOPAPA, Matériel, Boissière — onglet Documents) : cochez les documents (case devant chaque nom, ou case devant le nom du dossier pour tout cocher), puis « 🗑 Supprimer la sélection » et confirmez ; ou « 🗑 Supprimer » au bout d’une ligne. Possible pour l’administrateur et pour l’auteur du dépôt. Les documents vont à la Corbeille (30 jours, restaurables).
• Corbeille commune (icône boîte à aiguilles jaune et rouge : bouton « Corbeille » en haut à droite de l’accueil, page /corbeille, bouton « Corbeille » des classeurs de documents, des Dépenses et recettes et des bibliothèques) : tout ce qui est supprimé — documents des sociétés (SCM, Groupement, SCI, FOPAPA, Matériel, Boissière), écritures et justificatifs (comptabilité, FOPAPA), documents des Protocoles et Aides — y reste 30 jours, puis disparaît définitivement. Chacun ne voit que les espaces auxquels il a accès (titulaires pour les sociétés et la comptabilité, rubriques autorisées de sa fonction) et peut restaurer (un élément ou une sélection) ; « 👁 Voir » ouvre le document. La suppression définitive (un élément, la sélection, ou « Vider la corbeille » — tout, ou l’espace choisi) est réservée à l’administrateur.

FOPAPA (association du groupement)

• Accueil → Gestion des sociétés → FOPAPA (médecins titulaires uniquement) : comptabilité propre à l’association du Groupement des Anesthésistes-Réanimateurs Drouot, séparée de celle du groupement (rien n’est mélangé avec « Dépenses et recettes »).
• Dépenses : comme dans « Dépenses et recettes », chaque justificatif (photo ou PDF, un seul ou plusieurs à la fois) est lu automatiquement (date, montant, fournisseur, catégorie), à vérifier avant l’ajout ; justificatifs conservés et exportables en ZIP.
• Recettes depuis le relevé bancaire : choisissez le relevé de compte PDF téléchargé depuis la banque ; les opérations au crédit sont proposées comme recettes (les débits et les soldes sont ignorés). Une opération déjà saisie (même date et même montant) est décochée. Choisissez la catégorie (une pour toutes si besoin) puis ajoutez ; le relevé peut être joint comme justificatif. Un relevé scanné (image) ne se lit pas : saisie à la main.
• Onglet Documents de l’association : statuts, procès-verbaux d’AG et de bureau, relevés bancaires, assurance… classés par dossier et par année (PDF, photo, Word, Excel), un ou plusieurs fichiers à la fois ou par glisser-déposer ; téléchargement d’un dossier ou d’une année en ZIP. L’auteur d’un dépôt (ou l’administrateur) peut en modifier l’intitulé, le dossier ou l’année ; seul l’administrateur peut supprimer un document (bouton « 🗑 Supprimer » en regard de chaque document, puis « Confirmer la suppression »). La liste des dossiers est modifiable.
• Onglet Rapport financier : établi automatiquement le 31 décembre à 18 h (rattrapage jusqu’au 5 janvier) en PDF et en Excel modifiable, et rangé dans Documents → Rapports financiers : recettes et dépenses par catégorie et par mois, résultat (excédent ou déficit), trésorerie, nombre d’écritures et dépenses sans justificatif, observations, signatures du président et du trésorier. Renseignez les soldes bancaires au 1^er janvier et au 31 décembre (rapprochement : concordant ou écart à expliquer), les observations et les signataires, enregistrez, puis « Établir et ranger dans les documents » pour remplacer la version rangée. Aperçu PDF et Excel à tout moment. Lien direct : /fopapa#rapport.

Documents (SCM, Groupement, SCI, FOPAPA, Matériel, Boissière)

• Accueil → Gestion des sociétés (SCI, Groupement, SCM, Matériel, Boissière) (médecins titulaires uniquement) : un classeur par structure, en onglets — SCM Drouot Anesthésie, Groupement Drouot Anesthésie, SCI, FOPAPA (le même que l’onglet Documents de la page FOPAPA), Matériel (factures d’achat, entretien et maintenance, garanties, notices : indiquez l’appareil dans l’intitulé) et Boissière ; chacun a sa tuile et son onglet dans la barre « Gestion des sociétés ». Statuts, PV, relevés bancaires, bilans, contrats, impôts… classés par dossier et par année.
• Choisissez l’onglet, le dossier et l’année, puis un ou plusieurs fichiers (PDF, photo, Word, Excel), ou glissez-les sur le cadre. Recherche, filtre par année ou par dossier, téléchargement en ZIP. L’auteur d’un dépôt (ou l’administrateur) peut en modifier l’intitulé, le dossier ou l’année ; seul l’administrateur peut supprimer un document (bouton « 🗑 Supprimer » en regard de chaque document, puis « Confirmer la suppression ») ; la liste des dossiers de chaque classeur est modifiable. Lien direct vers un onglet : /documents#scm, #groupement, #sci, #fopapa.
• Doublons (administrateur) : « Rechercher les doublons » repère un même fichier déposé plusieurs fois (même nom et même taille) ; les copies cochées vont à la corbeille.
• Visualiser et classer : cliquez sur un document pour l’ouvrir en plein écran sous une barre « ‹ Retour » (comme les aides cognitives). Dans la barre « Classer », choisissez le dossier, l’année et l’intitulé, puis « Enregistrer » ou « Enregistrer et suivant » pour enchaîner les documents ; flèches ‹ › pour passer au précédent / suivant ; « Retour », la touche Échap ou le bouton retour du téléphone ramènent à la liste. Les dépôts vont par défaut dans « À classer » (en tête de liste) : déposez d’abord, classez ensuite en les visualisant. Word et Excel ne s’affichent pas dans le navigateur : bouton « Télécharger ». L’administrateur peut aussi supprimer le document affiché (« 🗑 Supprimer » puis « Confirmer la suppression ») : le suivant s’affiche aussitôt.

Partage de la soulte

• Comptabilité → Partage de la soulte (administrateur uniquement : les autres titulaires ne voient ni l’onglet ni le détail des partages) : en août et en décembre, indiquez la somme à partager, le mois du paiement, la date jusqu’à laquelle les vacations sont comptées (depuis le 1er janvier) et cochez les titulaires associés au partage. L’aperçu montre pour chacun ses vacations (demi-journées bloc et consultation au planning), sa part en % et son montant (au centime, total exact).
• Douleur : les vacations de douleur ne comptent pas, sauf pour les médecins cochés dans « Douleur comptée dans les vacations pour » (choix mémorisé d’un partage à l’autre).
• Décembre = régularisation sur l’année : la somme de décembre et celle(s) déjà versée(s) dans l’année (août) forment le total de la soulte, réparti selon les vacations de toute l’année (jusqu’au 31 décembre par défaut). Chacun reçoit son droit sur l’année moins ce qu’il a déjà touché en août : celui qui a pris de l’avance reçoit moins (ou rend le trop-perçu, montant négatif « à reprendre »), celui qui était en retard reçoit plus. Ceux qui ont reçu une part en août sont inclus d’office. La case « Régularisation sur l’année » peut être décochée pour un partage simple.
• « Enregistrer le partage » : la part de chacun s’ajoute à son paiement du mois (Paiements → « dont partage de la soulte »), figure dans les exports et les archives. Un partage peut être supprimé (administrateur) : les paiements sont recalculés.
• Vacations saisies à la main : dans le tableau du partage, la case « Vacations » de chaque associé montre en gris le nombre du planning ; saisissez un nombre pour le remplacer (ex. 2026, planning pas rempli depuis janvier). Il est mémorisé pour l’année et repris pour les partages suivants ; videz la case pour revenir au planning.
• Équité sur l’année (toujours appliquée) : chaque partage tient compte de tout ce qui a déjà été versé dans l’année au titre de la soulte. La somme de l’année (déjà versé + nouveau partage) est répartie au prorata des vacations de l’année, corrigées si besoin (case « Vacations ») ; chacun reçoit son droit moins ce qu’il a déjà touché. Une erreur de vacations lors d’un partage précédent est ainsi rattrapée au partage suivant (montant négatif = trop perçu, repris sur le paiement). Un partage à 0 € sert à corriger seul.
• Total déjà perçu (saisi) : dans le tableau du partage, la case de chaque associé permet de saisir la somme totale de soulte déjà perçue dans l’année avant ce partage (ex. décembre 2026, alors que la comptabilité dans le site commence en octobre). Elle remplace ce que le site a enregistré : chacun reçoit son droit sur l’année moins ce total. Une fois le partage enregistré, l’écart avec le site est mémorisé ; les partages suivants partent du total à jour (« connu : … »).

Archives et synthèse

• Archive mensuelle de la comptabilité : le 1er de chaque mois vers 8 h (comme l’archive du planning), envoyée à l’adresse de l’équipe : classeur Excel du mois écoulé (synthèse, honoraires sans nom de patient, dépenses et recettes, paiements, partages de la soulte) et les justificatifs du mois (ZIP, s’ils ne sont pas trop volumineux).
• Archive annuelle : le 1er janvier, le planning de l’année (une feuille Excel par mois), la comptabilité de l’année et les justificatifs.
• Comptabilité → Archives et synthèse : synthèse comptable à la demande (un mois ou une année : recettes, dépenses, rémunérations, solde + détail Excel), envoyée aux adresses choisies ou téléchargée ; et envoi à la demande de l’archive mensuelle (avec celle du planning pour l’administrateur) ou annuelle.

Dépenses et recettes du groupement

• Comptabilité → Dépenses et recettes (médecins titulaires) : saisissez chaque dépense du groupement et chaque recette autre que les honoraires d’anesthésie et la Sécurité sociale (catégorie, libellé, montant, mode).
• Tuile « Dépenses » de la page d’accueil, à côté de Comptabilité (tous les médecins titulaires) : ouvre directement Dépenses et recettes pour ajouter une ou plusieurs dépenses.
• Rechercher les doublons (bouton au-dessus des écritures de l’année) : liste les écritures de même type, même date et même montant. Dans chaque groupe, celle qui a un justificatif (sinon la première) est gardée ; les doublons certains (même libellé et même catégorie) sont cochés d’office, les autres sont « à vérifier ». Rien n’est supprimé avant « Supprimer N doublons » et une confirmation ; seules vos propres écritures peuvent être cochées (l’administrateur : toutes).
• Qui modifie quoi : chaque médecin titulaire voit toutes les écritures et peut en ajouter, mais ne modifie ou ne supprime que celles qu’il a saisies (et leurs justificatifs) ; pour les autres, la ligne indique « saisie par … ». L’administrateur peut modifier toutes les écritures. Les écritures antérieures sont attribuées à leur dernier auteur.
• Catégories de dépenses et de recettes : toujours classées par ordre alphabétique (listes de choix et cadre « Catégories » en bas de page, où l’on peut les modifier).
• Justificatifs pour le comptable (ZIP) (bouton en haut de la page) : télécharge tous les justificatifs de l’année affichée — ou du seul mois choisi dans la liste des écritures — en une archive ZIP : un dossier par mois, chaque fichier nommé date_type_catégorie_libellé_montant, et la liste des écritures (fichier CSV pour Excel) avec le nom du justificatif de chacune (« MANQUANT » pour une dépense sans justificatif). À envoyer tel quel à l’expert-comptable.
• Lecture automatique des justificatifs : en ajoutant une photo ou un PDF à une nouvelle dépense, la date, le montant TTC, le fournisseur, le mode de paiement et la catégorie probable sont lus et remplis automatiquement (champs encore vides) — à vérifier avant « Ajouter ». La lecture se fait dans le navigateur : le document ne quitte l’appareil qu’à l’enregistrement.
• Plusieurs justificatifs à la fois : cadre du même nom, « Photos ou PDF… » (sélection multiple) ou glisser-déposer de plusieurs fichiers : une dépense par fichier, chacune lue automatiquement et modifiable dans le tableau (date, catégorie, libellé, montant, mode), puis « Ajouter N dépenses » enregistre tout, chaque fichier joint comme justificatif.
• Même catégorie pour toutes : en haut du tableau « Plusieurs justificatifs à la fois », une case attribue la même catégorie à toutes les dépenses du lot (et à celles ajoutées ensuite) ; chaque ligne reste modifiable.
• Apprentissage par fournisseur : quand vous ajoutez une dépense lue automatiquement — après avoir corrigé si besoin le montant (ex. la somme toujours relevée au même endroit de la facture) ou la catégorie — l’application retient pour ce fournisseur la ligne où se trouve le montant, la catégorie et le mode de paiement. La facture suivante du même fournisseur est lue de la même façon (« ✓ lu avec le modèle appris »). Liste des modèles appris, avec « oublier », en bas de la page.
• Montant non trouvé : la ligne est signalée en rouge avec un bouton « Ouvrir » (et le nom du fichier est cliquable, dans le tableau comme dans « Nouvelle écriture ») : le justificatif s’ouvre dans un nouvel onglet pour y lire la somme, que vous saisissez ; à l’ajout, l’application retient où elle se trouvait pour ce fournisseur.
• Justificatifs : à chaque écriture, joignez une ou plusieurs photos (facture, ticket, reçu — prises directement avec le téléphone) ou des PDF, avec « 📷 Photo ou PDF ». La colonne 📎 du tableau les ouvre ; les dépenses sans justificatif sont signalées.
• Les encaissements patients et la Sécurité sociale du module Honoraires, les consultations présentielles, les téléconsultations (relevé mensuel) et la consultation douleur sont reportés automatiquement dans les recettes (au mois de la consultation), avec une colonne chacun dans le bilan mensuel, la répartition par catégorie, l’export Excel, la synthèse et les archives. Bilan par mois, totaux par catégorie et export Excel de l’année pour l’expert-comptable.

Stagiaires tous sauf IADE et remplaçants

• Accessible à tous : nom, prénom, hôpital d’origine, sponsor éventuel et dates de stage, de type Douleur ou ALR.
• 2 stagiaires au maximum par jour ouvré (lundi au vendredi, hors jours fériés) : le calendrier affiche le compteur de chaque jour et l’enregistrement est refusé si un jour est déjà complet — sauf en cochant « Forcer », qui accepte exceptionnellement un 3e stagiaire ce jour-là (jamais plus de 3 ; le jour s’affiche « 3/2 forcé » et le forçage est noté dans l’historique).
• La veille de l’arrivée (jour ouvré précédent, vers 8 h), un e-mail annonce le stagiaire aux médecins titulaires au bloc opératoire ce jour-là et aux adresses supplémentaires choisies par l’administrateur. Un stagiaire qui ne vient plus se supprime avec le bouton Supprimer de la liste.
• E-mail au stagiaire (adresse dans sa fiche) : bouton ✉ E-mail, choix d’un modèle personnalisable (prénom, dates, type de stage remplis automatiquement), aperçu, envoi. Les modèles s’enregistrent pour les stagiaires suivants ; il peut y en avoir plusieurs.
• E-mails automatiques : chaque stagiaire dont l’e-mail est renseigné reçoit la confirmation de son stage dès son inscription, puis les informations pratiques 48 h avant son arrivée. Les deux modèles se modifient avec le bouton ✉ E-mail ; l’administrateur choisit lesquels sont utilisés.

Accès données médicales et double authentification MAR titulaires et secrétaire

• La tuile « Accès données médicales » de l’accueil regroupe trois onglets : Patients infectés, Examens pré-opératoires et Prothèses. Ce sont des données de santé : en plus de votre identifiant et de votre code habituels, un second code est demandé, donné par une application sur votre téléphone (double authentification).
• Avant de commencer (une seule fois) : installez sur votre téléphone une application d’authentification gratuite, au choix Google Authenticator ou Microsoft Authenticator (App Store sur iPhone, Play Store sur Android). Aucun compte n’est nécessaire dans l’application.
• Activation (une seule fois) :
  1. Sur l’ordinateur, ouvrez l’accueil puis « Accès données médicales » : la fenêtre « Activer la double authentification » s’affiche avec un QR code.
  2. Sur le téléphone, ouvrez l’application d’authentification, touchez ＋ (Google : « Scanner un code QR » ; Microsoft : « Autre compte (Google, Facebook, etc.) ») et visez le QR code de l’écran.
  3. L’application ajoute une ligne « Anesthésie Drouot » avec un code à 6 chiffres qui change toutes les 30 secondes.
  4. Tapez ce code dans la case « Code » de l’ordinateur puis « Valider ». C’est fait.
  Vous êtes sur le téléphone lui-même (pas d’ordinateur) ? Touchez « Ajouter directement dans l’application », ou recopiez dans l’application la clé affichée sous le QR code (saisie manuelle, type « basé sur l’heure »).
• Les fois suivantes : à l’ouverture des données médicales, ouvrez l’application sur le téléphone et tapez le code à 6 chiffres affiché pour « Anesthésie Drouot ». L’accès reste ouvert sur cet appareil tant que vous êtes actif : reverrouillage après 60 min sans activité par défaut (réglable dans « Mon profil » → Paramètres de déconnexion : 15, 30, 60 ou 120 min), 12 heures au plus ; le bouton « 🔒 Verrouiller » en haut de page le referme tout de suite, à utiliser sur un poste partagé.
• « Code incorrect » : tapez le code affiché en ce moment (il change toutes les 30 secondes) ; vérifiez que l’heure du téléphone est réglée automatiquement (Réglages → Général → Date et heure → « Réglage automatique »). Un même code ne sert qu’une fois : s’il vient d’être utilisé, attendez le suivant. Après 6 codes erronés, l’accès est bloqué 15 minutes.
• Téléphone perdu, changé ou application supprimée : demandez à l’administrateur de cliquer sur « 2FA : réinitialiser » en face de votre compte (Utilisateurs). À votre prochaine ouverture des données médicales, un nouveau QR code vous sera proposé. Pensez à supprimer l’ancienne ligne « Anesthésie Drouot » de l’application si vous la retrouvez.
• Le second code ne remplace pas votre code de connexion habituel ; ne le communiquez à personne. Les comptes IADE, remplaçants et lecteurs n’ont pas accès aux données médicales.

Suivi des patients infectés MAR titulaires uniquement

• Par patient : médecin titulaire référent, antécédents, chirurgie initiale et chirurgie(s) de lavage, germe, avis infectieux (Ambroise Paré, Mac Nab, pas d’avis), antibiothérapie initiale et relais (ATB 1, ATB 2, posologie en g ou mg, × 1 à 4 par jour, IV ou per os, dates), fin de traitement présumée et effective, évolution et commentaires. Export Excel des fiches affichées.
• Alertes : fin présumée dans les 7 jours, ou dépassée sans fin effective (« à clore ») ; filtre « Mes patients ».
• Import du fichier Excel de suivi par copier-coller. Mode démonstration (aucun nom de patient) tant que l’hébergement HDS n’est pas attesté.
• 📷 Photographier l’étiquette du patient (dans « Nouveau patient » ou « Modifier ») : comme pour les stupéfiants, la photo prise avec le téléphone est lue sur l’appareil (elle n’est ni envoyée ni conservée) et remplit le nom et le prénom ; vérifiez toujours le résultat. En mode démonstration, le nom lu est seulement affiché, jamais enregistré.

Suivi des examens pré-opératoires MAR titulaires et secrétaire

• Données de santé : tant que l’administrateur n’a pas attesté un hébergement certifié HDS, le module fonctionne en mode démonstration (aucun nom de patient, e-mails et portables limités à ceux de l’équipe).
• Par patient : date d’opération, chirurgien, e-mail ; statut de l’examen cardiologique, du bilan biologique, du certificat dentaire et d’un autre examen libre, avec leurs dates.
• Rappels automatiques par e-mail au patient tant qu’un examen est en attente, jusqu’à la veille de l’opération : le lendemain de la date de l’examen puis toutes les 48 heures (examen daté), chaque semaine (examen sans date) ; arrêt dès que tout est récupéré. E-mail type modifiable avec l’adresse d’envoi des examens.
• Liste des patients en attente d’examens à partager : boutons Copier la liste, EXCEL et PDF (filtre et recherche en cours). En mode réel, liste nominative : à transmettre uniquement par messagerie sécurisée de santé (MSSanté).
• Chaque fiche est effacée automatiquement 5 jours après la date d’opération.
• Stagiaires — mailing list (page Stagiaires, en tête de la liste) : « 📋 Copier les e-mails » copie les adresses des stagiaires affichés (filtre « En cours et à venir » ou « Tous »), à coller dans le champ Cci de votre messagerie ; « ⬇ Mailing list (Excel) » télécharge la liste (nom, prénom, e-mail, hôpital, sponsor, stages).
• 🗓 Programmation des gestes douleur (onglet « Gestes douleur » des données médicales, tuile de l’accueil avec pastille rouge des réponses à valider ; secrétaire et MAR titulaires en modification, remplaçants en lecture seule — patients, dates et agenda, sans e-mail ni téléphone des patients ; double authentification) :
  • Gestes et messages : liste des gestes modifiable (bloc, test, radiofréquence, cryothérapie, neurostimulation, lyse…), chacun occupant 1 ou 2 places et nécessitant ou non une consultation d’anesthésie ; e-mail de proposition, SMS et e-mail de confirmation modifiables (variables {prenom}, {nom}, {geste}, {dates}, {lien}, {date}, {consultation}) ; adresses à prévenir d’une réponse (e-mail sans nom de patient) ; documents PDF joints à l’e-mail de confirmation (un ou plusieurs : consignes, fiche d’information, plan d’accès…, chacun pour tous les gestes ou seulement certains ; 8 Mo au plus par document). Sur la ligne d’un patient, « 📎 PDF du patient » ajoute en plus un ou plusieurs PDF propres à ce patient (consentement…), joints à son e-mail de confirmation.
  • Agenda des gestes (par demi-journée : chaque jour a un créneau matin et un créneau après-midi) : en cliquant sur une demi-journée, on coche les gestes réalisés et le nombre de places ; les dates proposées au patient, son choix et l’e-mail de confirmation précisent la demi-journée (« jeudi 12 novembre, le matin ») (répétition possible sur les semaines suivantes) ; chaque case affiche les places occupées / disponibles.
  • Patients : « + Patient » (nom, prénom, e-mail, portable, geste) puis cochez les dates à proposer — seuls les jours où ce geste est réalisé et où il reste assez de places sont proposés. Le patient reçoit un e-mail détaillé avec un lien personnel pour choisir sa date, et un SMS (sans lien) qui l’avertit de cet e-mail. Sa réponse apparaît aussitôt (« À valider ») : « Valider » envoie l’e-mail de confirmation (heure de convocation communiquée par la Clinique la veille ; consultation d’anesthésie rappelée si le geste l’exige). « Fixer la date » si le patient répond par téléphone ; « Nouvelles dates », « Renvoyer », « Annuler ». Une réponse en attente réserve déjà sa place.
  • Données de santé : mode démonstration (référence « Patient n », e-mails et SMS seulement vers l’équipe) tant que l’hébergement HDS n’est pas attesté par l’administrateur ; fiches effacées 30 jours après le geste.
• Patients infectés — réglages (bouton « ⚙ Réglages ») : choix de la case « Avis CRIO / Mac Nab » et de la case « Prise en charge » (Ambulatoire, Ambulatoire + HAD / PSAD / SSR, Hospitalisation + PSAD / HAD / SSR…), modifiables ; protocoles types d’antibiothérapie à créer (nom, ATB 1 et ATB 2 avec posologie, remarque). Dans la fiche, « Protocole type… » (antibiothérapie initiale ou relais) remplit les ATB et leurs posologies, à vérifier. La fiche comporte aussi la date de naissance et le sexe (lus sur l’étiquette quand c’est possible).
• 👁 Suivi patients en lecture seule (page « Suivi patients », double authentification) : la cadre de bloc (tuile de l’accueil) et la cadre d’hospitalisation (lien dans le planning paramédical) consultent sans pouvoir rien modifier trois listes : prothèses à venir (prothèse, date, chirurgien, CS d’anesthésie programmée, examens à disposition), bilans pré-opératoires en attente (examens attendus, rappels envoyés) et rappels de RDV d’anesthésie (rappel envoyé, RDV pris — sans téléphone ni e-mail). Recherche par patient ou chirurgien. Chaque consultation est tracée dans le journal. L’accès peut être donné à d’autres fonctions par la rubrique « Suivi patients en lecture » (Utilisateurs → fonctions).
• E-mail et portable du patient (fiche prothèse, facultatifs, mode réel) : affichés sous le nom, repris dans l’export Excel et préremplis dans les formulaires « Rappel CS » et « Rappel examens ».
• Note (colonne « Note » du fichier des prothèses) : une note libre par patient, enregistrée en quittant la case ; reprise dans l’export Excel et le PDF. Disponible en mode réel.
• 🔔 Rappel examens (à droite de la case « Examens à disposition » quand elle n’est pas cochée) : on coche les examens manquants (examen cardiologique, bilan biologique, certificat dentaire, autre examen à préciser) et l’on indique le portable et / ou l’e-mail. « Ajouter et envoyer le rappel » place le patient dans le suivi des examens pré-opératoires et lui envoie aussitôt le rappel ; « Ajouter au suivi sans envoyer » le place seulement dans le suivi (les rappels automatiques suivent ensuite leur cours). Un patient déjà suivi n’est pas dupliqué.
• 🔔 Rappel CS (à droite de la case « CS d’anesthésie programmée » quand elle n’est pas cochée) : ouvre sous la ligne un petit formulaire (portable, e-mail). « Envoyer le rappel » ajoute le patient à la liste du Rappel des RDV d’anesthésie et lui envoie aussitôt le SMS et / ou l’e-mail type l’invitant à prendre RDV ; « Ajouter à la liste sans envoyer » le place seulement dans cette liste. Un patient déjà présent n’est pas dupliqué. Une fois le patient dans la liste (ou dans le suivi des examens pour « Rappel examens »), le bouton perd sa couleur.
• Exporter vers bilans en attente (bouton du fichier des prothèses) : on choisit la période — patients opérés dans les 7, 14, 21 ou 28 jours (le nombre de patients concernés est indiqué sur chaque choix) — puis le module ajoute au suivi des examens pré-opératoires chaque patient de prothèse de cette période dont la case « Examens à disposition » n’est pas cochée, avec l’examen cardiologique et le bilan biologique « en attente » — à ajuster, et à compléter avec l’e-mail ou le portable pour que les rappels partent. Les patients déjà suivis ne sont pas dupliqués. Si la case « Examens à disposition » est cochée ensuite dans les prothèses, les examens encore en attente passent automatiquement à « récupéré » et les rappels s’arrêtent.
• Lien avec le fichier des prothèses : « + Ajouter un patient » se fait en choisissant le patient dans le fichier des prothèses (nom, date d’intervention et chirurgien repris), ou avec « Autre patient (hors fichier des prothèses) » pour une intervention qui n’est pas une prothèse (nom et prénom saisis ; référence automatique en démonstration). Dès que tous les examens demandés sont « récupérés », la case « Examens à disposition » se coche automatiquement dans le fichier des prothèses.

Rappel des RDV d’anesthésie à J-8 MAR titulaires et secrétaire

• Accès données médicales (double authentification) → Rappel RDV d’anesthésie.
• Import par la secrétaire de la liste des patients opérés sans consultation d’anesthésie prévue : fichier Excel (.xlsx, .csv) ou copier-coller, colonnes NOM (ou NOM Prénom), TEL, MAIL, CHIR, Date opératoire ; aperçu avant l’import, pas de doublon. Ajout d’un patient à la main possible.
• Envoi du rappel : cochez les patients (ou « Tout sélectionner ») puis « 📨 Envoyer le rappel » : SMS si portable, e-mail si adresse, avec le message type modifiable (« ✉ Message type » : objet, e-mail, SMS, coordonnées du secrétariat). Pas d’envoi automatique. « RDV pris » écarte un patient.
• Message par défaut : il invite le patient à prendre RDV en ligne sur Doctolib ({lien_rdv}) ou à contacter le secrétariat par téléphone ({tel_contact}) ou par e-mail ({mail_contact}). À renseigner une fois dans « ✉ Message type » : lien Doctolib, téléphone et e-mail du secrétariat.
• Conservation : chaque fiche est effacée 10 jours après l’envoi du rappel (sans rappel, 10 jours après la date d’opération). Seuls les chiffres de synthèse sont gardés.
• Statistiques (en bas de page, par mois ou par année) : nombre de patients sans RDV par chirurgien et part de son activité complète (ses patients enregistrés dans les Honoraires sur la même période), pour suivre la fréquence des défauts de consultation.

Patients opérés de prothèse MAR titulaires et secrétaire

• Par patient : nom, prénom, prothèse (hanche, genou ou épaule), date d’intervention (obligatoirement postérieure à la date du jour ; le patient est supprimé du fichier dès le lendemain de son intervention), chirurgien (liste), et deux cases cochées directement dans le tableau : consultation d’anesthésie programmée et examens à disposition pour la consultation.
• Filtre « À compléter » (opérations à venir avec une case non cochée), en rouge si l’intervention a lieu dans les 14 jours ; filtres par type de prothèse ; exports EXCEL et PDF.
• Import depuis Excel (même fonctionnement que la comptabilité) : 1. choisir le type de prothèse de l’ensemble importé (hanche, genou, épaule, ou « d’après une colonne du fichier ») ; 2. choisir le fichier Excel (.xlsx ou .csv), le glisser-déposer, ou coller des lignes copiées. Les colonnes sont reconnues par leur titre (Patient ou Nom / Prénom, Date opératoire, Chirurgien, Date de consultation, Examens…) et restent modifiables ; l’aperçu permet de retirer des lignes ; les lignes sans date d’intervention ou avec une date passée ne sont pas importées. Doublons (même patient, même prothèse, même date d’intervention) : signalés dans l’aperçu et non réimportés — l’import le plus ancien est conservé, y compris en mode démonstration ; le bouton « Supprimer les doublons » nettoie la liste en gardant la fiche la plus ancienne.
• Tout supprimer : vide entièrement le fichier des prothèses (avec confirmation). Bouton provisoire, disponible jusqu’au 30 novembre 2026.
• Mode démonstration (aucun nom de patient) tant que l’hébergement HDS n’est pas attesté.

Planning paramédical d’hospitalisation

Le planning des infirmier·e·s et aides-soignant·e·s d’hospitalisation a sa propre notice : Notice du planning paramédical.

Messagerie interne toute l’équipe

• Tuile « Messagerie » de l’accueil (avec le nombre de messages non lus). Salons : Équipe (tous les comptes de l’application), Médecins titulaires, IADE, Paramédical hospitalisation (cadre de santé, IDE, AS), Secrétariat ↔ médecins — chacun ne voit que les salons de son groupe. Messages privés entre deux personnes.
• Ouverte à tous les comptes, y compris le pharmacien, le cadre de santé et le personnel paramédical (lien « Messagerie » dans leur module ; ces comptes n’accèdent toujours qu’à leur module et à la messagerie).
• Les messages arrivent en direct ; Entrée pour envoyer, Maj+Entrée pour aller à la ligne ; les liens sont cliquables ; chacun peut effacer ses propres messages.
• Aucune donnée patient dans la messagerie (l’hébergement n’est pas certifié HDS). Messages conservés 90 jours.
• Pièces jointes : bouton 📎 à gauche du message (photo prise avec le téléphone, image, PDF, Word, Excel, PowerPoint, texte, audio, vidéo ; 6 par message, 15 Mo chacune), ou glisser-déposer, ou coller une capture d’écran. Les photos sont réduites automatiquement avant l’envoi. Les images s’affichent dans la conversation (clic pour agrandir), les autres fichiers en lien. Visibles seulement par les membres de la conversation, effacées avec le message (et au bout de 90 jours). Jamais de document ou de photo concernant un patient.

Desiderata IADE, remplaçants, MAR titulaires

• Tuile « Desiderata » de l’accueil : chacun note à l’avance ses jours disponible (vert) ou indisponible (rouge). IADE et remplaçants : pour les journées ; MAR titulaires : pour les astreintes.
• Choisir « Disponible » ou « Indisponible » puis toucher les jours du calendrier (toucher de nouveau pour effacer) ; ou remplir une période d’un coup (« du lundi au vendredi » possible pour les journées).
• Vue d’ensemble par mois : les MAR titulaires et l’administrateur voient remplaçants, IADE et titulaires ; les IADE voient les IADE ; un remplaçant ne voit que ses propres jours. L’administrateur peut saisir pour tout le monde, l’administrateur IADE pour les IADE.
• Absences : dans la vue d’ensemble et dans votre calendrier, les jours d’absence (saisis dans « Saisir mes absences » ou posés au planning) apparaissent hachurés « absent » (sans le motif) ; un absent n’est pas compté dans la ligne « Disponibles ».
• Remplaçants : sans desiderata, le remplaçant reste sollicitable (il peut refuser) ; « disponible » : il est sollicité en priorité et confirme.
• Remplaçants : disponibilités sans restriction de date : à tout moment, pour n’importe quel jour à venir (pas de date limite, mois jamais clos).
• Date limite commune (IADE, MAR titulaires) : les desiderata d’un mois se rendent au plus tard le 1er du mois, 2 mois avant (ex. pour janvier : le 1er novembre). Un e-mail de rappel part avant la date limite à chacun (si son e-mail est renseigné dans l’équipe), avec le nombre de jours déjà notés : par défaut 3 jours avant ; l’administrateur règle le délai (1 à 14 jours), les profils concernés (titulaires, IADE, remplaçants), active ou désactive le rappel et peut l’envoyer immédiatement (Planning → « ✉ Envois automatiques et règles » → Rappel des desiderata). Ensuite le mois est clos : seul l’administrateur peut encore modifier (et l’administrateur IADE pour les IADE).
• Formation (IADE) : dans Desiderata, en plus de « Disponible » / « Indisponible », la case 🎓 Formation (IADE seulement). Le jour coché est posé automatiquement au planning (matin et après-midi libres) avec l’activité « FORM — Formation » : il compte comme une vacation (compteur du mois, paiements, comme le bloc) mais l’IADE n’est pas au bloc ce jour-là (le besoin en IADE reste à couvrir, IADE auto ne le propose pas). Retirer « Formation » efface ces demi-journées du planning. « Vider… » conserve les formations.
• Planning IADE automatique (administrateur et administrateur IADE : onglet « IADE » du planning, à côté de « Astreintes » — un tableau du mois, jour par jour : IADE requis, IADE au bloc, manques en rouge, disponibles non placés, compteur par IADE — et bouton « IADE auto » en haut de cette page) : pour chaque jour ouvré à venir du mois, IADE requis = salles ouvertes (chirurgiens présents) − MAR titulaires au bloc − remplaçants au bloc (le plus grand du matin et de l’après-midi), moins les IADE déjà placés ; ce nombre est modifiable jour par jour (« rétablir » revient au calcul). Les IADE proposés (journée au bloc) sont choisis parmi ceux sans activité ni absence et sans desiderata « indisponible » : d’abord les « disponibles », puis leurs jours préférés (tableau en bas de la fenêtre, en plus des desiderata), puis ceux les plus loin de leurs vacations à faire du mois (sans les dépasser si possible). « Appliquer » place les journées ; rien n’est modifié pour les journées déjà saisies. Dernière colonne du tableau IADE : la case « Ne pas chercher d’IADE suppl. » (administrateur, administrateur IADE) arrête la recherche pour ce jour : le manque n’est plus compté ni annoncé dans le message WhatsApp, et « IADE auto » ne propose personne ce jour-là (sauf nombre imposé à la main).
• Vider pour recommencer : bouton « 🗑 Vider… » en haut des pages IADE (administrateur, administrateur IADE) et Astreintes (administrateur, secrétariat) : efface les journées IADE (les absences sont conservées) ou les astreintes du mois affiché, soit les jours à venir (dès aujourd’hui : les jours passés restent, ils servent aux paiements et à l’équité), soit tout le mois. Une confirmation est demandée ; on relance ensuite « IADE auto » ou « Astreintes auto ».
• IADE : après la date limite, l’administrateur IADE affecte les journées au planning : dans la grille, les cases vides des IADE disponibles sont teintées en vert (hachurées en rouge si indisponibles) et la ligne « IADE disponibles » liste, jour par jour, les disponibles pas encore affectés.
• Dans Mon planning → Échanges, les noms proposés (remplaçant à solliciter, astreinte à céder, vacation IADE) sont suivis de « ✓ disponible », « ✓ disponible 2 j / 3 », « sollicitable » ou « ✗ indisponible » pour les dates choisies, les disponibles en premier : on sollicite directement la bonne personne.
• MAR titulaires — desiderata d’astreinte : « Astreinte souhaitée » / « Pas d’astreinte », à rendre avant la date limite commune (le 1er du mois, 2 mois avant ; l’administrateur peut saisir sans délai).
• Raccourci « Absences chirurgicales » : bouton du planning, à côté de « Saisir mes absences », qui ouvre directement l’onglet des absences des chirurgiens.
• Page « Astreintes » (administrateur, onglet à côté de « Planning » et « Synthèse ») : une ligne par jour du mois avec le médecin d’astreinte (clic sur le nom pour le changer) et sa présence ce jour-là — ✓ au bloc (vert), présent mais pas au bloc (bleu : consultation, douleur…), pas de vacation (orange), absent ou astreinte non pourvue (rouge) ; dernière colonne : les MAR au bloc ce jour, un clic sur un trigramme lui donne l’astreinte ; en bas, le nombre d’astreintes de chacun dans le mois. Le bouton « Astreintes auto » est sur cette page.
• Astreintes auto (administrateur, bouton rouge en forme de buzzer de la page « Astreintes », signe d’un automatisme) : propose les astreintes des jours encore vides du mois choisi. Règles : le week-end (samedi + dimanche) va en entier au même MAR ; un jour ouvré, toujours un MAR présent dans la journée ; jamais un MAR « pas d’astreinte », absent ce jour-là, ou d’astreinte la veille ou le lendemain (hors week-end) — sauf en semaine s’il n’y a pas d’autre solution (jours consécutifs, signalés dans la proposition) ; 3 astreintes au plus par semaine et par MAR (lundi → dimanche, week-end compris) : règle non bloquante, dépassée seulement s’il n’y a pas d’autre solution (signalé « ⚠ plus de 3 astreintes dans la semaine ») ; la page Astreintes signale aussi les semaines dépassées par une saisie à la main ; en priorité « astreinte souhaitée » ; sinon l’équité au prorata des vacations (semaine et week-end : sur l’année ; jours fériés : lissée sur 3 ans — équité comptée à partir de 2027 ; Noël (25/12), le jour de l’An (01/01) et le 15 août comptent comme des jours de semaine, de même que les week-ends pendant une fermeture de la clinique (ils n’entrent ni dans les fériés ni dans les week-ends), et prioritaire pour ces jours-là), puis le moins d’astreintes dans le mois, en évitant une vacation le lendemain matin. Les astreintes déjà saisies ne sont jamais modifiées ; on vérifie la proposition avant de l’appliquer. L’administrateur peut toujours imposer un médecin (ou laisser un jour vide) avec le menu de chaque jour de la proposition, même contre un desiderata « pas d’astreinte » (signalé dans le menu) — un MAR absent ce jour-là ne peut pas être choisi : le reste du mois est recalculé autour de ce choix.
• Absence et astreinte : un MAR absent un jour n’est jamais placé d’astreinte ce jour-là par les astreintes auto, et seuls les autres utilisateurs le voient grisé ; l’administrateur peut forcer (grille ou menu des astreintes auto), après confirmation : la case reste alors signalée en rouge hachuré ; si une absence est déclarée après coup sur un jour d’astreinte, la case d’astreinte passe en rouge hachuré : à réattribuer.
• Astreinte d’un jour ouvré : toujours un MAR présent dans la journée (vacation au planning ce jour-là, hors absence et OFF). Remplissez donc le planning de la journée avant de lancer les astreintes auto ; le week-end et les jours fériés ne sont pas concernés.
• Jours préférés pour l’astreinte : chaque MAR coche les siens dans Desiderata (lundi … vendredi, week-end / férié) — uniquement pour lui-même ; l’administrateur peut les régler pour tous (Astreintes auto → « Préférences de jour pour l’astreinte »). Les astreintes auto attribuent en priorité ces jours (après « astreinte souhaitée »), puis l’équité de l’année départage : un médecin déjà en avance de plus de 4 astreintes sur sa part laisse son jour préféré à un autre.
• Sous-effectif ARMPO (bouton « Effectifs » du planning, avec un feu tricolore sur les 8 semaines à venir : rouge = au moins une journée en sous-effectif MAR ou IADE, orange = seulement des astreintes non pourvues, vert = complet ; le détail s’affiche au survol) : un clic ouvre la liste des journées à venir (4, 8 ou 12 semaines) en sous-effectif ou sans astreinte. Les IADE sont pris en compte : chaque salle ouverte doit avoir un MAR ou un IADE au bloc, et un MAR (titulaire ou remplaçant) encadre au plus 2 salles, la seconde avec un IADE ; le manque indique s’il faut un MAR ou si un MAR ou un IADE suffit ; un clic ouvre la journée dans le planning.

Suivi des stupéfiants IADE et MAR titulaires

• Tuile « Stupéfiants » de l’accueil, protégée par la double authentification.
• Noter une administration : « 📷 Photographier l’étiquette du patient » remplit le nom, le prénom et la date de naissance (la photo est lue sur le téléphone et n’est pas conservée ; vérifiez toujours) ; la date du jour est proposée ; cochez un ou plusieurs produits — Sufentanil 50 µg, Kétamine 50 mg, Morphine 10 mg (ampoules), Actiskenan 10 mg (comprimés), et toute molécule ajoutée — et ajustez la quantité avec − / ＋.
• Synthèse en haut de page : nombre d’ampoules et de comprimés consommés depuis le dernier envoi à la pharmacie, par produit.
• Relevé pour la pharmacie : à la demande d’un IADE, « Préparer le relevé » regroupe la liste des patients depuis le dernier envoi. Le relevé doit être signé (au doigt ou à la souris) par un médecin titulaire présent ce jour-là au planning (activité ou astreinte), depuis son compte. Une fois signé : impression ou PDF pour le pharmacien, et le compteur repart à zéro. Tant qu’il n’est pas signé, le relevé peut être annulé.
• Molécules suivies (titulaires, administrateur, administrateur IADE) : ajout d’une nouvelle molécule (nom et dosage, unité, dotation), modification, retrait (elle n’est plus proposée à la saisie mais reste dans l’historique). L’Actiskenan est suivi en 10 mg.
• Stock et reconstitution : chaque molécule a une dotation (stock à reconstituer), reconduite d’une fois sur l’autre et modifiable à la hausse ou à la baisse. Le stock théorique = stock après la dernière reconstitution − administrations saisies depuis. À chaque reconstitution, on saisit le décompte (stock compté) : l’écart avec le stock théorique est signalé et la quantité à délivrer est calculée. Si la reconstitution est incomplète, on saisit le stock réel après reconstitution, qui devient la base du stock théorique. La récupération du stock est signée par la personne qui la fait (en général l’IADE) ; chaque reconstitution s’imprime.
• Signature : au doigt, au stylet ou à la souris ; au trackpad, un clic pose le stylo, on trace en déplaçant le doigt sans appuyer, un clic le lève.
• Signature du médecin : si vous avez enregistré votre signature dans Mon profil, elle est utilisée par défaut pour signer le relevé (et la reconstitution du stock) ; « Signer à la main » permet de tracer à la place. Sans signature enregistrée : tracez dans le cadre — au trackpad, un clic pose le stylo, on trace en déplaçant le doigt sans appuyer (le trait continue même si l’on sort du cadre et y revient), un nouveau clic lève le stylo.
• Conservation : les listes nominatives des relevés envoyés sont supprimées un mois après leur envoi (avec la signature) ; le relevé chiffré (date, signataire, totaux) reste dans l’historique.
• Pharmacien : l’administrateur lui crée un compte « Pharmacien » (Utilisateurs). Ce compte ne voit que les relevés signés (double authentification). Un titulaire renseigne l’adresse e-mail de la pharmacie dans « Relevé pour la pharmacie » : à chaque signature, un e-mail sans nom de patient (nombre de patients, totaux par produit, lien) lui est envoyé. Le pharmacien ouvre le relevé, l’imprime dans son bureau puis clique « Réceptionné » : l’équipe voit « reçu le … » dans l’historique.
• Relevé nominatif : consultable par le pharmacien dans l’application ; s’il faut l’envoyer autrement, uniquement par MSSanté ou en main propre. Mode démonstration (aucun nom de patient) tant que l’hébergement HDS n’est pas attesté.

Annuaire des contacts

• Spécialité médicale : champ de la fiche (suggestions : chirurgie orthopédique — genou, cardiologie…, saisie libre possible), affichée sous le nom et trouvée par la recherche. Rechercher les doublons : même nom, même e-mail ou même téléphone ; le contact le plus complet est gardé, seuls ceux au même nom sont cochés d’office (les autres « à vérifier ») ; rien n’est supprimé sans validation. Accès rapide : icône 📞 en haut de chaque page.
• Coordonnées fréquentes hors équipe (chirurgiens, assistantes de chirurgien, kinésithérapeutes, secrétariat, direction, cadres, bloc) : clic pour écrire ou appeler, « Copier les adresses » d’une catégorie. Tout le monde consulte ; les comptes reliés à une personne du planning, la secrétaire et l’administrateur ajoutent ; l’auteur, l’administrateur et la secrétaire suppriment.
• 📷 Importer (photo ou PDF) : photo ou PDF d’un tableau de coordonnées, d’une liste ou d’une carte de visite (PDF scanné accepté) ; le texte est lu sur l’appareil (le fichier n’est envoyé nulle part), puis les contacts trouvés s’affichent pour vérification avant l’ajout. Photo nette, à plat, bien éclairée, cadrée sur le tableau ou la carte.

Aides cognitives SFAR et protocoles Drouot

• Notes de l’équipe (page Protocoles) : espace de texte libre (consignes, rappels, liens), visible et modifiable par les médecins titulaires uniquement (date et auteur de la dernière modification affichés).
• Documents PDF classés par ordre alphabétique ou par famille (chaque famille a sa couleur ; un petit triangle ▸ en tête de rubrique l’ouvre ou la ferme, choix mémorisé sur l’appareil ; une recherche ouvre toutes les rubriques), avec recherche ; « Ouvrir » ou « Télécharger », sur ordinateur comme sur téléphone.
• Les administrateurs et les médecins titulaires ajoutent les PDF, choisissent les titres, les familles et leurs couleurs (« Gérer la bibliothèque »), ou importent les documents d’une page web (page SFAR des aides cognitives).

Dysfonctionnements & améliorations

• Tuile « Dysfonctionnements & améliorations » de l’accueil : signalez un problème ou proposez une amélioration (type, titre, page concernée, description). L’administrateur est prévenu par e-mail, indique le statut et répond ; la réponse est visible par tous.
• Astuces : chaque champ de date a un petit calendrier (bouton 📅) et un lien « Aujourd’hui » ; le planning s’ouvre toujours à la date du jour ; les personnes sont toujours classées par ordre alphabétique du nom.

10. Données, confidentialité et sauvegardes

• Le site est hébergé sur un serveur OVH, en HTTPS. Les codes sont stockés chiffrés, jamais en clair.
• Le planning ne contient aucune donnée patient ; les honoraires ne conservent sur le serveur que date, chirurgien, montant, n° de facture et contrôle.
• Les absences et les montants sont des données personnelles du personnel : ne les diffusez pas hors de l’équipe.
• Consultations et téléconsultations à venir (administrateur, Planning → « ✉ Envois automatiques et règles ») : liste des consultations (case C) et des téléconsultations (case TC) — ensemble, ou l’une des deux seulement — des 4, 8 ou 12 semaines à venir, envoyée par e-mail à une ou plusieurs adresses (mémorisées) avec un fichier Excel, ou téléchargée.
• Règles (administrateur, Planning → « ✉ Envois automatiques et règles » → Règles) : appliquées seulement si elles sont cochées. 1 — Téléconsultation reprogrammée : un médecin titulaire qui saisit une absence tombant sur une téléconsultation voit s’ouvrir une fenêtre « Reprogrammer votre téléconsultation » ; il choisit un créneau dans les 10 jours qui suivent la téléconsultation annulée, parmi toutes les demi-journées sauf le dimanche (samedis et jours fériés compris) où aucune téléconsultation n’est encore ouverte et où il est libre (ni activité ni absence). La règle ne s’applique jamais pendant les vacances scolaires (période où le besoin de téléconsultation diminue) : ni pour une téléconsultation annulée pendant les vacances, ni pour un créneau proposé. La téléconsultation est inscrite aussitôt au planning. « Plus tard » : bouton « 📞 Reprogrammer la téléconsultation » dans la liste de ses absences. 2 — Copie des échanges et des demandes de remplacement : une ou plusieurs adresses saisies à la main reçoivent en copie tous les e-mails d’échange d’astreinte ou de vacation et de remplacement (demandes, réponses, confirmations).
• Calendrier des envois automatiques (administrateur, Utilisateurs → « ⏰ Envois automatiques à l’équipe : jours et heures ») : pour chaque envoi à l’équipe (planning de la semaine, astreintes du mois suivant, archives mensuelles du planning et de la comptabilité, rappel aux remplaçants, rappel des desiderata, annonce des stagiaires, paramédical), choix du jour de la semaine ou du mois et de l’heure (heure de Paris). Valeurs par défaut : planning le jeudi 8 h ; astreintes le dernier jour du mois 8 h ; archives le 1er 8 h ; remplaçants 2 jours avant à 8 h ; paramédical le 7 et le 15 à 8 h. Un envoi manqué (serveur arrêté) est rattrapé les jours suivants, jamais en double.
• E-mails automatiques (adresse d’envoi de l’équipe) : chaque jeudi, le planning de la semaine suivante à chaque membre dont l’e-mail est renseigné dans Programmation → Équipe (ses activités jour par jour, jours en gras, et le PDF du planning de toute l’équipe pour la semaine en pièce jointe) (pour les remplaçants : seulement s’ils travaillent la semaine suivante) ; rappel aux remplaçants 48 h avant chaque journée ; avis d’échanges et de remplacements ; le 1er de chaque mois, l’archive du planning du mois écoulé à l’adresse d’envoi de l’équipe (tableau Excel et données complètes) ; le dernier jour de chaque mois, le planning des astreintes du mois suivant aux médecins titulaires (par défaut) et aux adresses cochées par l’administrateur (Planning → bouton « ✉ Envois automatiques et règles », administrateur : destinataires, envoi immédiat, e-mail de test, archive, SMS).
• Sauvegarde automatique chaque nuit, conservée 30 jours, et une sauvegarde avant chaque mise à jour du site.
• Problème ou demande d’évolution : contactez l’administrateur du planning.